VIE096 901 7557
ENG+84 868 811 320

Giải đáp: những điểm lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng là một trong những biên bản vô cùng quan trọng, quy định mọi điều khoản thuê văn phòng, mức giá, các loại chi phí, quyền và nghĩa vụ của cả bên thuê và bên cho thuê. Đây được coi là cơ sở để thanh toán chi phí và đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.

Bởi vậy trước khi ký kết hợp đồng quý khách hàng nên xem xét thật kỹ mọi điều khoản quy định tại văn bản này. Dưới đây Officespace xin chia sẻ những điểm cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng để đảm bảo thuê văn phòng tốt và tiết kiệm chi phí nhất nhé!

Lưu ý trước khi ký hợp đồng văn phòng

Trước khi ký kết hợp đồng văn phòng thì quý khách cũng cần lưu ý rõ một vài yếu tố để đảm bảo việc ký kết thuận lợi, cũng như đảm bảo được tối đa quyền lợi của bên đi thuê văn phòng.

Xác định người có thẩm quyền cho thuê văn phòng

Một trong những lưu ý trước hết là ai là người cho thuê văn phòng? Và ai là người có thẩm quyền ký kết hợp đồng văn phòng.

Đây là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng bởi nó đảm bảo sự minh bạch cũng như an tâm hơn cho người thuê. Và hơn hết sau này nếu có vấn đề gì sẽ tránh những tranh chấp không đáng có về mặt pháp luật.

Đối với hững hợp đồng thuê văn phòng thong qua đai diện thì doanh nghiệp cần đảm bảo xác định thẩm quyền của người đại diện.

Lưu ý trước khi ký hợp đồng văn phòng
Lưu ý trước khi ký hợp đồng văn phòng

Xem kỹ thư chào thuê trước khi ký hợp đồng

Với mỗi đơn vị cho thuê văn phòng thường có đính kèm thư chào thuê đối với khách hàng. Thư chào thuê là bản cung cấp đầy đủ thông tin về tòa nhà và một số thông tin về giá thuê cũng như chi phí tại tòa nhà. Quý khách nên xem xét kỹ các thông tin trong thư chào thuê trước khi tiến tới đàm phán và ký kết hợp đồng.

Một số điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng

Diện tích thuê văn phòng là bao nhiêu?

Điểm lưu ý đầu tiên mà quý khách cần quan tâm đó chính là diện tích thuê văn phòng chính xác là bao nhiêu? Hầu hết các tòa văn phòng cho thuê hạng A, B, C tại Hà Nội và Hồ Chí Minh chỉ tính diện tích thực tế mà khách hàng sử dụng nhưng điều quan trọng là diện tích đó sẽ được đo theo phương pháp nào?

Hiện nay có 03 phương pháp đo diện tích như sau: Đo diện tích thông thủy, đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng và phương pháp đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.

Thông thường phương pháp đo theo thông thủy sẽ ít hơn 3 – 5% đo theo diện tích xây dựng. Bên cạnh đó quý khách cũng nên đo đạc lại diện tích văn phòng trước khi thuê để đảm bảo diện tích chính xác nhất.

officespace-tu-van-thue-van-phong
Offficespace – tư vấn cho thuê văn phòng

Thời gian thuê trong hợp đồng và những điều khoản gia hạn hợp đồng

Thời gian thuê sẽ do hai bên thoả thuận và phải phù hợp với nhu cầu của mỗi bên. Về thời gian thuê trong hợp đồng thì khách thuê cũng cần xem xét kỹ lưỡng các mốc thời gian sau:

  • Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực là khi nào? Và ngày tính tiền thuê có trùng nhau hay không? Có ghi nhận khoảng thời gian chờ xây sửa, trang trí nội thất vào hợp đồng hay không?…
  • Khi thời hạn thuê văn phòng sắp hết thì việc thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? Phải tiến hành thông báo trước đó thời gian khoảng bao lâu, và mức giá gia hạn sẽ như thế nào?

Giá thuê và chi phí thuê văn phòng

Đây là một trong những điều khoản quan trọng mà quý khách cần lưu tâm khi tìm dịch vụ thuê văn phòng ở Hà Nội. Ngoài những mức giá thuê văn phòng, phí dịch vụ thì quý khách nên lưu ý còn những khoản phí và phụ phí nào có trong hợp đồng hay không?

Ví dụ phí dịch vụ sẽ được bao gồm những khoản nào và khách thuê được hưởng những dịch vụ gì?

Ngoài ra còn nên chú ý những khoản phí phát sinh trong quá trình thuê văn phòng và làm việc tại văn phòng như: làm ngoài giờ, tiền điện theo các bậc – mức tiêu thụ…

Những điều khoản về thanh toán và tiền tệ

Bên cạnh đó những điều khoản về thanh toán và tiền tệ cũng là điều mà quý khách cần lưu ý. Mặc dù hiện nay pháp luật hạn chế các giao dịch trong nước sử dụng USD nhưng hầu hết các tòa văn phòng đều chào thuê bằng tiền USD.

Bởi vậy quý khách cần lưu ý quy định giá thuê văn phòng sẽ được tính theo loại tiền tệ nào? Bởi tỷ giá thường không ổn định và chênh lệch nên khi biến động tỉ giá sẽ tính theo kiểu nào?

Những điểm lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng
Những điểm lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng

Trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê

Đây cũng là điều khoản đáng lưu tâm bởi nó sẽ đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả bên cho thuê và bên thuê văn phòng. Với bên cho thuê trách nhiệm thường sẽ là

  • Về việc bàn giao mặt bằng
  • Về việc đảm bảo tính pháp lý của văn phòng
  • Về các vấn đề xử lý phát sinh lỗi của văn phòng…

Đối với bên thuê văn phòng phải đảm bảo:

  • Trách nhiệm thanh toán tiền thuê
  • Trách nhiệm sử dụng cũng như bảo trì văn phòng
  • Chấp hành những quy định pháp luật và của tòa nhà…

Điều khoản khi chấm dứt hợp đồng

Đây là vấn đề khá quan trọng và nhất thiết phải có trong hợp đồng, bởi thông thường sẽ có rất nhiều trường hợp chấm dứt hợp đồng. Và với mỗi trường hppjw thì sẽ xử lý như thế nào?

  • Hết hạn hợp đồng và một số trường hợp khách quan hay bất khả kháng khác.
  • Nếu do bên thuê và cho thuê đơn phương chấm dứt hợp đồng thì công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng như thế nào và giải quyết chi phí và tiền cọc ra sao?

Những điều khoản có và không có trong hợp đồng

Với nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung và số tiền thuê mà không chú ý tới những điều khoản khác. Trong khi đó lại có những điều khoản trong hợp đồng ảnh hưởng trực tiếp tới lợi ích của doanh nghiệp.

Ví dụ, một số tòa nhà miễn phí tiền điện và một phần tiền bảo dưỡng khu vực dùng chung nhưng một số tòa nhà lại không.

Bên cạnh đó có một hợp đồng thuê toàn bộ, bao gồm tất cả các chi phí, nhưng với một số tòa nhà thì chỉ ký hợp đồng cho thuê trong đó họ tự trả tiền thuế tài sản, bảo hiểm, bảo dưỡng… Với những trường hợp này tiền thuê sẽ ít hơn.

Vì thế doanh nghiệp nên xem xét thật kỹ các điều khoản để tránh những hệ lụy sau này, đặc biệt là những chi phí sau thời gian làm việc hành chính. Việc công chứng hay các thủ tục về hợp đồng thuê văn phòng cũng là vấn đề rất nhiều người đang quan tâm, nếu chưa nắm rõ được điều này, vui lòng đọc thêm tại: Hợp đồng thuê văn phòng có phải công chứng

Cho thuê lại mặt bằng

Với nhiều doanh nghiệp do không sử dụng hết phần diện tích thuê hoặc muốn đầu tư vào thuê văn phòng thì cần lưu ý rõ về điều khoản này. Và với mục đích cho thuê lại thì quý khách cần có sự cho phép của chủ nhà của bạn.

Hầu hết các hợp đồng thuê đều quy định rõ về mục đích sử dụng, và với các tòa nhà thì mục đích thuê văn phòng càng ít càng tốt, bởi vậy tốt hơn hết doanh nghiệp nên mở rộng quy định, để phòng trường hợp sau này nếu phát triển kinh doanh.

Hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không?

Theo quy định của nhà nước thì hợp đồng thuê văn phòng không cần công chứng. Thời điểm phát sinh hiệu lực chính là thời điểm do các bên thỏa thuận trong hợp đồng. Và trong trường hợp các bên không có thỏa thuận thì thời điểm hợp đồng có hiệu lực là thời điểm ký kết.

Đó là một vài điều khoản mà quý khách cần lưu ý khi làm hợp đồng thuê văn phòng.

Để được tư vấn mọi thông tin chi tiết, quý khách vui lòng liên hệ ngay với Officespace theo:

Hotline: 0969 017 557

Website: https://officespace.vn/

Fangage: facebook.com/officespace.vn/