Tiếng Việt
English
- VI/EN 096 901 7557
- [email protected]
Khi nhắc tới công việc văn phòng hầu hết mọi người đều hình dung tới những công việc quanh bàn giấy, bên những tập hồ sơ, thời gian làm việc hành chính và an nhàn. Thực ra không phải cứ làm việc trong văn phòng là ai cũng như ai.
Mỗi doanh nghiệp thường có những sơ đồ cấu trúc nhân sự mà mỗi nhân viên trong văn phòng đều có những nhiệm vụ chức năng riêng trong sơ đồ đó. Vậy văn phòng là gì ? Thế nào là công việc văn phòng? Dưới đây Officespace xin chia sẻ một vài thông tin để quý khách hiểu hơn về khái niệm này.
Văn phòng hay công sở được hiểu là nơi làm việc hay khu vực làm việc của các doanh nghiệp, công ty, đơn vị tổ chức. Văn phòng thường được đặt tại tòa nhà cao ốc, sắp xếp không gian để tạo một môi trường làm việc thuận lơi nhất cho các doanh nghiệp. Một văn phòng dù lớn hay nhỏ cũng cần có sự bố trí và sắp xếp phù hợp, đủ trang thiết bị từ bàn ghế máy tính để nhân viên có thể làm việc.
Văn phòng cũng có thể được hiểu là một vị trí công việc trong doanh nghiệp, công ty, tổ chức thường gắn với những nhiệm vụ riêng cụ thể, gắn liền với những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó như Chánh văn phòng, phó văn phòng,…
Xét về yếu tố pháp lý thì văn phòng có thể là tên giao dịch của một tổ chức với tư cách pháp nhân như văn phòng luật, văn phòng công chứng, văn phòng thương mại, văn phòng đại diện…
Công việc văn phòng hay nhân viên văn phòng là khái niệm tương đối quen thuộc đối với chúng ta. Công việc văn phòng ý chỉ những vị trí công việc thường làm trong văn phòng, thời gian làm việc tại văn phòng nhiều hơn so với bên ngoài. Đôi khi công việc văn phòng hay nhân viên văn phòng lại để chỉ những người làm trong lĩnh vực hành chính – nhân sự. Hầu hết tại những tổ chức hay doanh nghiệp thì nhân viên văn phòng thường là vị trí không thể thiếu, được coi “bảo mẫu” của công ty, chuyên thực hiện những công việc trong các lĩnh vực hành chính.
Công việc văn phòng được coi là bộ phận cốt lõi nuôi dưỡng và phục vụ những hoạt động của công ty, từ những công việc giải quyết thủ tục hành chính, lễ tân đón tiếp cho tới tất cả những hoạt động hỗ trợ nhân viên. Dưới đây là một vài vị trí thường gặp của công việc văn phòng.
Admin được hiểu là vị trí điều phối tất cả những công việc trong phòng ban của mình. Admin là một bộ phận quan trọng và không thể thiếu đối với mỗi công ty, doanh nghiệp. Họ là những người đảm bảo mọi thủ tục, điều phối công việc, quy trình trong công ty, giai đoạn này đang làm gì và ai sẽ là người chịu trách nhiệm. Vị trí admin đòi hỏi phải có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc.
Tùy theo sơ đồ và cấu trúc của công ty mà vị trí admin có thể chia thành HR admin, System admin, sale admin, hay admin văn phòng.
HR admin là vị trí quản trị viên nhân sự, chịu trách quản trị hành chính hay được hiểu đây là nhân sự phụ trách việc quản lý và sắp xếp tất cả các hồ sơ nhân viên và cập nhật dữ liệu về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Ví dụ khi có nhân viên nghỉ ốm, nghỉ sinh, nghỉ có việc riêng… thì HR admin là người nắm rõ nhất. Đồng thời đây cũng là vị trí chuẩn bị những tài liệu về nhân sự. Ngoài ra HR admin còn hỗ trợ chuẩn bbij những hoạt động sự kiện, hội thảo hay hội chợ việc làm.
System admin được hiểu là quản trị viên hệ thống. Là người chịu trách nhiệm cho việc bảo trì, cấu hình và duy trì hoạt động của toàn bộ hệ thống máy tính, máy chủ (servers) của công ty hay doanh nghiệp. Một quản trị viên hệ thống – System admin phải có đầy đủ những kỹ năng, trình độ để hỗ trợ người dùng.
Công việc chính của System admin là phân tích logs của hệ thống, khắc phục sự cố, kiểm toán hệ thống, thực hiện cài đặt và cập nhật phiên bản update, xác định lỗi hệ điều hành, cài đặt cấu hình, giải quyết sự cố… Ngoài ra với nhiều công ty, quản trị viên hệ thống phải thực hiện triển khai những công nghệ mới để tăng năng suất hoạt động.
System admin là vị trí vô cùng quan trọng trong toàn bộ hệ thống công ty và đảm bảo hoạt động doanh nghiệp luôn ổn định, trơn tru nhất.
Sale admin là vị trí khá quen thuộc. Đây được hiểu là thư ký phòng kinh doanh, là vị trí chịu trách nhiệm hỗ trợ bộ phận kinh doanh để thực hiện các hoạt động bán hàng của công ty tốt nhất. Thông thường thì Sale admin sẽ làm việc dưới quyền và báo cáo trực tiếp cho các Giám đốc kinh doanh.
Công việc của sale admin thường là hỗ trợ xây dựng công tác cho bộ phận kinh doanh, hỗ trợ thủ tục, quy trình kinh doanh, soạn thảo văn bản và quản lý những văn bản hành chính, làm báo giá, hợp đồng kinh doanh, cập nhật dữ liệu, hoạt động của bộ phận kinh doanh, báo cáo kết quả lên ban lãnh đạo…
Admin văn phòng là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp với nhiệm vụ điều phối toàn bộ những công việc hành chính trong doanh nghiệp, để đảm bảo hoạt động tại doanh nghiệp luôn trơn tru và hiệu quả nhất. Công việc của admin văn phòng thường là: sắp xếp cuộc họp và thực hiện sự kiện quan trọng trong công ty, lên kế hoạch văn phòng phẩm và vật tư cho các phòng ban, quản trị cơ sở dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp, báo cáo chi tiêu hàng tháng, lưu trũ và bảo quản hồ sơ của nhân viên trong doanh nghiệp bằng văn bản và dữ liệu trên máy tính…
Tham khảo thêm: Công văn là gì ??? – Các mẫu công văn phổ biến trong văn phòng
Bên cạnh vị trí admin thì công việc văn phòng phổ biến là công việc trợ lý giám đốc. Đây là vị trí có cơ hội thăng tiến cao và làm việc trực tiếp dưới quyền giám đốc. Trợ lý giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong mọi công việc hàng ngày như: thực hiện kế hoạch cho các phòng ban, làm việc điều phối và sát sao những hoạt động của doanh nghiệp, thực hiện các chính sách công ty, dự toán ngân sách…
Với vị trí này đòi hỏi có kiến thức vững vàng, kỹ năng mềm tốt, thường học chuyên ngành quản trị kinh doanh hay marketing, am hiểu tổng quát, thành thạo các ứng dụng văn phòng…
Trợ lý giám đốc là vị trí quan trọng, có cơ hội thăng tiến nên được rất nhiều người mơ ước. Đặc biệt vị trí này giúp bạn rèn luyện được các kỹ năng tốt và trau dồi được nhiều kinh nghiệm.
Với bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có vị trí lễ tân văn phòng. Công việc lễ tân văn phòng thuộc bộ phận hành chính nhân sự trong một công ty, tổ chức. Đây là vị trí chịu trách nhiệm kết nối liên lạc của công ty, đảm bảo hoạt động hỗ trợ được đầy đủ nhất.
Nhiệm vụ của lễ tân văn phòng là đón tiếp khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận thông tin liên lạc, cuộc gọi tới văn phòng…
Đối với vị trí lễ tân thường yêu cầu sự khéo léo, linh hoạt và chỉn chu trong tác phong, đặc biệt lễ tân phải có vẻ bề ngoài ưa nhìn tạo thiện cảm.
Đó là toàn bộ khái niệm văn phòng và công việc trong văn phòng. Với những chia sẻ trên của Officespace, hi vọng có thể giúp quý khách hiểu rõ hơn về từng vị trí trong văn phòng.
Để được hỗ trợ thuê văn phòng tốt nhất quý khách vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi theo:
