Đối với những
doanh nghiệp đang có nhu cầu mở rộng chi nhánh
thì văn phòng đại diện là một trong những lựa chọn hàng đầu. Vậy văn
phòng đại diện là gì? Thủ tục mở văn phòng đại diện như thế nào? Dưới đây
Officespace xin chia sẻ tất cả những thông tin về loại văn phòng này để quý
khách có thể hiểu rõ hơn nhé!
Khái niệm văn
phòng đại diện được quy định tại Khoản 2 điều 45 Luật doanh nghiệp 2014. Theo
đó văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện
theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và
hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
Từ khái niệm đó
có thể hiểu văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh và không tham gia ký
kết hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện nhưng vẫn được quyền ký kết
các hợp đồng theo sự ủy quyền từ doanh nghiệp hay công ty mẹ đã mở văn phòng đại
diện, đóng dấu văn phòng doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện có chức năng gì
Vê chức năng của
văn phòng đại diện thường là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh
nghiệp theo ủy quyền và bảo vệ những quyền lợi đó. Văn phòng đại diện được
thành lập với chức năng chính như:
Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
Thực hiện những hoạt động nghiên cứu, cung cấp
thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới
Hiểu một cách
đơn giản, văn phòng đại diện là nơi thực hiện chức năng đại quảng bá sản phẩm,
giải đáp và tư vấn cho đối tác khách hàng.
Ngoài ra, văn
phòng đại diện hoàn toàn không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời
nào khác và không có quyền nhân danh mình để ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp
sẽ phải chịu tất cả những nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn
phòng đại diện nên việc hạch toán tất cả những chi phí của văn phòng đại diện
là phụ thuộc vào doanh nghiệp.
Như vậy, với những
doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc và chỉ có chức năng hỗ trợ
doanh nghiệp trong việc tiếp cận với khách hàng và đối tác mà không thực hiện
chức năng kinh doanh, thì thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn hàng đầu để
tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Bên cạnh đó, đối với
các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du
lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức văn phòng đại diện tại các tỉnh khác
cũng là một lựa chọn hợp lý.
Một điểm lưu ý
là khi giao dịch tại văn phòng đại diện khi ký hợp đồng là nhân danh doanh nghiệp
nên khi thảo luận hay ký hợp đồng thì cần có giấy ủy quyền từ doanh nghiệp.
Văn
phòng đại diện có mã số thuế không?
Theo văn bản hướng
dẫn của Tổng cục Thuế về việc cấp mã số thuế cho các chi nhánh văn phòng đại diện
thì mã số thuế 13 số của văn phòng đại diện phải được kích hoạt trước khi có
thông báo hoạt động.
Quy trình đăng ký
thuế đối với mã số thuế 13 số theo Thông tư 95/2016/TT-BTC đối với văn phòng đại
diện sẽ được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Doanh
nghiệp thực hiện kê khai tất cả những thông tin văn phòng đại diện vào bảng kê
của doanh nghiệp nộp cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp đã được cấp mã số
thuế 10 số.
Bước 2: Sau đó
cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp sẽ trực tiếp đặt trụ sở nhập thông tin của
văn phòng đại diện vào hệ thống đăng ký thuế để tạo mã 13 số theo danh sách mà
doanh nghiệp kê khai và ban hành thông báo lập VPDD, (mẫu 07/MST) gửi cho doanh
nghiệp biết và thực hiện thủ tục đăng ký thuế cho, VPĐD của doanh nghiệp tại địa
phương nơi VPĐD đóng trụ sở.
Bước 3: Doanh nghiệp lập hồ sơ đăng ký hoạt động của văn
phòng đại diện của doanh nghiệp gửi đến Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành
phố nơi VPĐD của doanh nghiệp đặt trụ sở.
Như vậy văn
phòng đại diện hoàn toàn có mã số thuế như công ty mẹ.
Tìm hiểu về văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện có con dấu không?
Căn cứ theo quy
định tại Khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về Cơ quan, tổ chức sử dụng
con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng. Do đó khi
thành lập văn phòng đại diện phải có thêm con dấu riêng.
Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam
Thủ tục mở văn
phòng đại diện tại Việt Nam thường gồm những bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo và ký hồ
sơ thành lập văn phòng đại diện:
Thành phần hồ sơ
thành lập văn phòng đại diện gồm:
Thông báo lập văn phòng đại diện;
Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện
(Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại
diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện
theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu
còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của
công ty mẹ;
Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp
hồ sơ;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu
còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ văn phòng đại diện tại Sở
Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở
Bước 3: Hoàn thành thủ tục và nhận kết quả
Kết quả nhận được thường gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng
đại diện;
Hồ sơ nội bộ để lưu tại văn phòng đại diện;
Dấu của Văn phòng đại diện (nếu có nhu cầu khắc
con dấu);
Tư vấn các thủ tục sau thành lập văn phòng đại
diện.
Lưu ý:
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết
định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải gửi thông báo lập văn phòng
đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các
chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký
hiệu. Tên văn phòng đại diện phải có tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn
phòng đại diện”.
Phần tên riêng trong có trong tên văn phòng đại
diện của doanh nghiệp không được dùng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Hà Nội
Thủ
tục thành lập văn phòng đại diện của công ty tại Hà Nội gồm những bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn
phòng đại diện công ty
Công
ty có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện nộp một bộ hồ sơ đến Phòng đăng ký
kinh doanh thành phố Hà Nội. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm các giấy
tờ sau:
Thông báo lập văn phòng đại diện;
Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện
(Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
Quyết định thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội;
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại
diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện
theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu
còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của
công ty mẹ;
Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp
hồ sơ;
01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu
còn hiệu lực của người nộp hồ sơ
Lưu
ý: Khi đặt tên cho văn phòng đại diện cũng cần tuân theo quy định của pháp luật
và bắt buộc trong tên của Văn phòng đại diện phải có đủ cụm tên của Công ty mẹ.
Tại thành phố Hà Nội tương tự các thủ tục pháp lý liên quan đến thành lập, thay
đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thủ tục thành lập văn phòng đại diện cũng phải
nộp thông qua hình thức hồ sơ điện tử. Đây là hình thức bắt buộc.
Bước 2: Xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại
diện
Khi
nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp thì tại Phòng Đăng ký kinh doanh nhập
thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã
số văn phòng đại diện.
Trong
thời gian từ 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng
Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Bước 3: Nhận kết quả
Thủ tục mở văn phòng đại diện
Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Hồ Chí
Minh
Thủ tục mở văn
phòng đại diện tại Hồ Chí Minh tương tự như thủ tục mở văn phòng đại diện tại
Hà Nội. Tuy nhiên địa điểm nộp hồ sơ là Phòng đăng ký kinh doanh thành phố Hồ
Chí Minh.
Thủ tục mở văn phòng đại diện ở tỉnh khác
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
Thông báo lập văn phòng đại diện;
Quyết định của Hội đồng thành viên/ Chủ sở hữu
công ty/ Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm
hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
Bản sao Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn
phòng đại diện;
Giấy chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn
phòng đại diện;
Văn bản ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục
ĐKDN.
Thủ tục mở văn phòng đại diện ở tỉnh khác
thường bao gồm trình tự như sau:
Bước 1: Thẩm quyền
thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Địa điểm tại: Phòng
đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp dự kiến đặt văn phòng đại
diện, mà không phải Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
như khi thành lập văn phòng đại diện cùng tỉnh với công ty mẹ;
Doanh nghiệp cũng
có thể tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh có thẩm quyền,
hoặc nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
Bước 2: Xử lý hồ sơ
Trong thời hạn
03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa
điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh
nghiệp;
Bước 3: Gửi thông
tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính đối với các doanh
nghiệp lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ
sở chính, Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Thủ tục mở văn phòng đại diện tại nước
ngoài
Thủ tục mở văn
phòng đại diện tại nước ngoài gồm những bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị
hồ sơ
• Thông báo về
việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-12, Thông tư
20/2015/TT-BKHĐT).
• Bản sao hợp lệ
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.
Bước 2: Nộp hồ
sơ
• Doanh nghiệp
phải gửi thông báo việc chính thức thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài
trong vòng 30 ngày làm việc đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã
đăng ký để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở
dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Người đại diện
theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại
diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng
thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Số lượng hồ
sơ: 01 bộ
Bước 3: Nhận kết
quả
Phòng Đăng ký
kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở
dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện
Đối với thương nhân Việt Nam:
Quy trình thực hiệ Thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện:
Bước 1: Doanh
nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của Phòng đăng ký kinh doanh và nộp
theo thời gian quy định
Bước 2: Phòng
đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đồng thời liên hệ với cơ
quan thuế để xin ý kiến
Bước 3: Nếu hồ
sơ hợp lệ và doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nghĩa vụ thuế thì Phòng
đăng ký kinh doanh sẽ chuyển tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện,
địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang
tình trạng chấm dứt hoạt động; đồng thời ra Thông báo về việc chấm dứt hoạt động
chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
Nếu hồ sơ chưa hợp
lệ, cơ quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung, sửa đổi.
Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày làm
việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Không thu lệ phí
Thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện
Thành phần hồ sơ đóng cửa văn phòng đại diện
cần có:
Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại
diện (mẫu Phụ lục II-22 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT)
Quyết định của doanh nghiệp về việc chấm dứt hoạt
động chi nhánh, văn phòng đại diện bao gồm quyết định của doanh nghiệp hoặc quyết
định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của
cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký
hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả
nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội
Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng
hiện hành của người lao động
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh,
văn phòng đại diện
Con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu
có).
Đối với văn phòng đại diện thuộc doanh nghiệp được
cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp
lý tương đương thì phải có thêm Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng
ký hoạt động (mẫu Phụ lục II-19 Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT)
Đối với thương nhân nước ngoài
Quy trình thủ tục:
Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện
trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến
Cơ quan cấp giấy phép.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận
được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy
đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt
quá trình giải quyết hồ sơ.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận
đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông
tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.
Cơ quan thực hiện: Sở Công Thương
Trên đây là toàn bộ thông tin về văn phòng đại diện. Để được tư vấn mọi thông tin và hỗ trợ thuê văn phòng quý khách vui lòng liên hệ theo địa chỉ: