Văn phòng đại diện là gì – Thủ tục mở văn phòng đại diện 2020

Đối với những doanh nghiệp đang có nhu cầu mở rộng chi nhánh  thì văn phòng đại diện là một trong những lựa chọn hàng đầu. Vậy văn phòng đại diện là gì? Thủ tục mở văn phòng đại diện như thế nào? Dưới đây Officespace xin chia sẻ tất cả những thông tin về loại văn phòng này để quý khách có thể hiểu rõ hơn nhé!

Văn phòng đại diện là gì?

Khái niệm văn phòng đại diện được quy định tại Khoản 2 điều 45 Luật doanh nghiệp 2014. Theo đó văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Từ khái niệm đó có thể hiểu văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh và không tham gia ký kết hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện nhưng vẫn được quyền ký kết các hợp đồng theo sự ủy quyền từ doanh nghiệp hay công ty mẹ đã mở văn phòng đại diện, đóng dấu văn phòng doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện có chức năng gì

Vê chức năng của văn phòng đại diện thường là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo ủy quyền và bảo vệ những quyền lợi đó. Văn phòng đại diện được thành lập với chức năng chính như:

• Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
• Thực hiện những hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới

Hiểu một cách đơn giản, văn phòng đại diện là nơi thực hiện chức năng đại quảng bá sản phẩm, giải đáp và tư vấn cho đối tác khách hàng.

Ngoài ra, văn phòng đại diện hoàn toàn không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác và không có quyền nhân danh mình để ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp sẽ phải chịu tất cả những nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán tất cả những chi phí của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Như vậy, với những doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc và chỉ có chức năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận với khách hàng và đối tác mà không thực hiện chức năng kinh doanh, thì thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn hàng đầu để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Bên cạnh đó, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức văn phòng đại diện tại các tỉnh khác cũng là một lựa chọn hợp lý.

Một điểm lưu ý là khi giao dịch tại văn phòng đại diện khi ký hợp đồng là nhân danh doanh nghiệp nên khi thảo luận hay ký hợp đồng thì cần có giấy ủy quyền từ doanh nghiệp.

 Văn phòng đại diện có mã số thuế không?

Theo văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế về việc cấp mã số thuế cho các chi nhánh văn phòng đại diện thì mã số thuế 13 số của văn phòng đại diện phải được kích hoạt trước khi có thông báo hoạt động.

Quy trình đăng ký thuế đối với mã số thuế 13 số theo Thông tư 95/2016/TT-BTC đối với văn phòng đại diện sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện kê khai tất cả những thông tin văn phòng đại diện vào bảng kê của doanh nghiệp nộp cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế 10 số.

Bước 2: Sau đó cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp sẽ trực tiếp đặt trụ sở nhập thông tin của văn phòng đại diện vào hệ thống đăng ký thuế để tạo mã 13 số theo danh sách mà doanh nghiệp kê khai và ban hành thông báo lập VPDD, (mẫu 07/MST) gửi cho doanh nghiệp biết và thực hiện thủ tục đăng ký thuế cho, VPĐD của doanh nghiệp tại địa phương nơi VPĐD đóng trụ sở.

Bước 3:  Doanh nghiệp lập hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện của doanh nghiệp gửi đến Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi VPĐD của doanh nghiệp đặt trụ sở.

Như vậy văn phòng đại diện hoàn toàn có mã số thuế như công ty mẹ.

Văn phòng đại diện có con dấu không?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng. Do đó khi thành lập văn phòng đại diện phải có thêm con dấu riêng.

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam thường gồm những bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm:

• Thông báo lập văn phòng đại diện;
• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;
• Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ văn phòng đại diện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở

Bước 3: Hoàn thành thủ tục và nhận kết quả

Kết quả nhận được thường gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
• Hồ sơ nội bộ để lưu tại văn phòng đại diện;
• Dấu của Văn phòng đại diện (nếu có nhu cầu khắc con dấu);
• Tư vấn các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện.

Lưu ý:

• Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải có tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Phần tên riêng trong có trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được dùng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Hà Nội

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty tại Hà Nội gồm những bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty

Công ty có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện nộp một bộ hồ sơ đến Phòng đăng ký kinh doanh thành phố Hà Nội. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm các giấy tờ sau:

• Thông báo lập văn phòng đại diện;
• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;
• Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ

Lưu ý: Khi đặt tên cho văn phòng đại diện cũng cần tuân theo quy định của pháp luật và bắt buộc trong tên của Văn phòng đại diện phải có đủ cụm tên của Công ty mẹ. Tại thành phố Hà Nội tương tự các thủ tục pháp lý liên quan đến thành lập, thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thủ tục thành lập văn phòng đại diện cũng phải nộp thông qua hình thức hồ sơ điện tử. Đây là hình thức bắt buộc.

Bước 2: Xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp thì tại Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số văn phòng đại diện.

Trong thời gian từ 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Bước 3: Nhận kết quả

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Hồ Chí Minh

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Hồ Chí Minh tương tự như thủ tục mở văn phòng đại diện tại Hà Nội. Tuy nhiên địa điểm nộp hồ sơ là Phòng đăng ký kinh doanh thành phố Hồ Chí Minh.

Thủ tục mở văn phòng đại diện ở tỉnh khác

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo lập văn phòng đại diện;
• Quyết định của Hội đồng thành viên/ Chủ sở hữu công ty/ Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
• Bản sao Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Văn bản ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục ĐKDN.

Thủ tục mở văn phòng đại diện ở tỉnh khác thường bao gồm trình tự như sau:

Bước 1: Thẩm quyền thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Địa điểm tại: Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp dự kiến đặt văn phòng đại diện, mà không phải Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính như khi thành lập văn phòng đại diện cùng tỉnh với công ty mẹ;

Doanh nghiệp cũng có thể tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh có thẩm quyền, hoặc nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;

Bước 2: Xử lý hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;

Bước 3: Gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính đối với các doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại nước ngoài

Thủ tục mở văn phòng đại diện tại nước ngoài gồm những bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-12, Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).

• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Doanh nghiệp phải gửi thông báo việc chính thức thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài trong vòng 30 ngày làm việc đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Bước 3: Nhận kết quả

Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện

Đối với thương nhân Việt Nam:

Quy trình thực hiệ Thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện:

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của Phòng đăng ký kinh doanh và nộp theo thời gian quy định

Bước 2: Phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đồng thời liên hệ với cơ quan thuế để xin ý kiến

Bước 3: Nếu hồ sơ hợp lệ và doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nghĩa vụ thuế thì Phòng đăng ký kinh doanh sẽ chuyển tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang tình trạng chấm dứt hoạt động; đồng thời ra Thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung, sửa đổi.

Thời hạn giải quyết hồ sơ: 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Không thu lệ phí

Thành phần hồ sơ đóng cửa văn phòng đại diện cần có:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (mẫu Phụ lục II-22 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT)
• Quyết định của doanh nghiệp về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện bao gồm quyết định của doanh nghiệp hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện
• Con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có).
• Đối với văn phòng đại diện thuộc doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì phải có thêm Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động (mẫu Phụ lục II-19 Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT)

Đối với thương nhân nước ngoài

Quy trình thủ tục:

• Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp giấy phép.
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Cơ quan thực hiện: Sở Công Thương

Trên đây là toàn bộ thông tin về văn phòng đại diện. Để được tư vấn mọi thông tin và hỗ trợ thuê văn phòng quý khách vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

• Website: https://officespace.vn
• Hotline: 0969 017 557
• Fangpage: facebook.com/officespace.vn/