VIE096 901 7557
ENG+84 868 811 320

Tìm hiểu về hành chính nhân sự

Hành chính nhân sự là một trong những vị trí không thể thiếu trong một doanh nghiệp. Đây là bộ phận có vai trò quản lý nguồn lực trong công ty. Vậy nhân sự là gì? Bộ phận nhân sự gồm những vị trí nào? Công việc và trách nhiệm ra sao? Hãy cùng Officespace tìm hiểu về hành chính nhân sự trong bài viết sau nhé!

Nhân sự là gì?

Nhân sự được hiểu là một bộ phận có nhiệm vụ đảm bảo nguồn lực con người để tổ chức triển khai các hoạt động sản xuất – kinh doanh. Nhân sự có trách nhiệm duy trì mối quan hệ lao động hài hòa – tốt đẹp trong các doanh nghiệp, đồng thời tạo đà cho sự phát triển vững mạnh.

Nhắc tới thành công của một doanh nghiệp thì người ta thường nhắc tới vai trò của nguồn lực con người, đây còn là yếu tố quan trọng hơn cả nguồn lực tài chính. Bởi vậy làm thế nào để quản lý nguồn lực nhân con người hiệu quả, tối ưu nhất là điều cực kỳ quan trọng. Đây cũng là vai trò của bộ phận nhân sự. Chính vì thế đây là bộ phận xương sống của donah nghiệp, quản lý nhân viên và bộ phận khác trong doanh nghiệp.

Nhân sự là gì?
Nhân sự là gì?

Mô tả công việc hành chính nhân sự

Cho dù một doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì cũng đều cần phải có bộ phận hành chính nhân sự. Công việc của hành chính nhân sự thường bao gồm hai phần là công việc hành chính và công việc nhân sự.

Công việc hành chính thường bao gồm:

  • Quản lý, sắp xếp các văn bản, hồ sơ một cách khoa học;
  • Tổ chức lưu trữ văn bản và hồ sơ (bản cứng và bản mềm);
  • Cập nhật dữ liệu trong máy tính bao gồm: thư đi, thư đến, hợp đồng…
  • Tạo các biểu mẫu để phục vụ cho công việc quản lý một cách có hệ thống;
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp quản lý giao.

Với những nhiệm vụ này thì nhân sự đòi hỏi phỉa có những kỹ năng chính như:

  • Kỹ năng quản lý;
  • Kỹ năng lập kế hoạch;
  • Chịu được áp lực công việc;
  • Kỹ năng sử dụng máy tính thành thạo;
  • Nhanh nhẹn, giao tiếp tốt. Cẩn thận, chịu khó, có tinh thần ham học hỏi;
  • Năng động, sáng tạo, trung thực và hòa đồng;
  • Có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc theo nhóm và độc lập;

Công việc nhân sự thường bao gồm những việc sau:

  • Xây dựng kế hoạch nhân sự và thực hiện kế hoạch tuyển dụng, tuyển dụng khi thiếu nhân lực trong công ty
  • Là người làm việc và liên hệ với những đơn vị cung cấp dịch vụ đăng tin tuyển dụng, để tuyển dụng nhân viên cho công ty
  • Đảm bảo kế hoạch nhân sự và việc vận hành, hệ thống lương thưởng và các chế độ đãi ngộ theo quy định của công ty
  • Tham gia xây dựng và giám sát triển khai toàn bộ hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc tại các phòng ban, đơn vị đúng quy định;
  • Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn công ty;
  • Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động công ty;
  • Thực hiện các công việc khác liên quan dưới sự chỉ đạo của trưởng ban nhân sự;
  • Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên.

Vì lẽ đó, mà một nhân viên hành chính cần phải đáp ứng những kỹ năng như sau:

  • Am hiểu về Luật lao động, bảo hiểm, quy chế lương thưởng, ngày phép là yêu cầu bắt buộc;
  • Có kinh nghiệm tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo;
  • Tính cách hướng ngoại, năng động, hòa đồng;
  • Có khả năng xử lý các tình huống tốt.
Công việc của bộ phận hành chính nhân sự
Công việc của bộ phận hành chính nhân sự

Phòng nhân sự gồm những bộ phận nào?

Phòng nhân sự là một trong những phần không thể thiếu của một doanh nghiệp, đây là bộ phận phỏng vấn, kiểm tra để tuyển dụng nhân viên mới, và cũng là phòng ban phụ trách chăm lo cho đời sống nơi công sở và đưa ra những quyết định liên quan đến phúc lợi của người lao động. Nói chung, phòng nhân sự quản lý tất cả những gì liên quan đến nguồn lực con người.

Với trọng trách và khối lượng lớn, doanh nghiệp thường chuyên môn hóa các vị trí trong phòng nhân sự để chia thành các bộ phận nhỏ hơn, đảm bảo thực hiện công việc chức năng một cách hiệu quả nhất. Một phòng nhân sự điển hình thường bao gồm những bộ phận như:

Mô tả công việc hành chính nhân sự
Mô tả công việc hành chính nhân sự

• Bộ phận tuyển dụng (Recruitment): Đây là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong tìm kiếm và tuyển mộ nhân sự cho doanh nghiệp. Họ sẽ không thể ngồi đợi ứng viên tới ứng tuyển mà sẽ thực hiện cả công việc của headhunter. Bộ phận này sẽ vừa lên kế hoạch tuyển dụng đồng thời cũng trực tiếp thực thi các chiến dịch tuyển dụng. Vì thế họ sẽ phải rất tỉ mỉ từ tất cả các khâu và phải phối hợp với các phòng ban khác, đáp ứng nhu cầu nhân sự cho từng phòng ban.

• Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B – Compensation & Benefits): Đây là bộ phận chịu trách nhiệm trong việc xây dựng và quản lý hệ thống tiền lương, phúc lợi, khen thưởng và các chính sách khác của công ty. Tất cả những công việc này nhằm đảm bảo tính công bằng về quyền lợi của các nhân viên trong công ty và phù hợp với các quy định của Nhà nước.

• Bộ phận hành chính (HR Admin): Đây có thể được coi là “quản gia” của công ty. Họ sẽ chịu trách nhiệm về tất tần tật những giấy tờ, thủ tục, hồ sơ liên quan đến nhân viên, tài sản của công ty. Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm thực hiện tất cả công việc liên quan đến hành chính nhân sự (văn phòng phẩm, sắp xếp lịch họp, cuộc hẹn, trực điện thoại…) và cũng có thể kiêm một số nhiệm vụ của các bộ phận khác.

• Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D – Training & Development): Bộ phận này có trách nhiệm cải thiện hiệu suất của nhóm và cá nhân bằng cách bồi dưỡng kiến thức và mài giũa các kỹ năng cho nhân viên.

Mẫu kpi cho phòng hành chính – nhân sự

Đối với mỗi phòng ban trong tổ chức doanh nghiệp cũng đều có những kpi riêng, với bộ phận hành chính nhân sự cũng vậy. KPI nhân sự đối với từng vị trí khác nhau cũng sẽ có những chỉ số khác nhau.

Các chỉ số KPI trong ngành nhân sự sẽ cụ thể qua các nhóm sau:

Thứ nhất đó là tuyển dụng: Trong vạch KPI nhân sự này thì bạn phải vạch ra các chi phí và thời gian. Đây là 2 yếu tố này dành cho mỗi vị trí tuyển dụng sẽ có thể khác nhau. Đồng thời cũng phải có tỉ lệ nhân viên của phòng nhân sự. Đề ra số lượng CV nhận trên mỗi kênh là bao nhiêu? Các cuộc phỏng vấn như thế nào và tỉ lệ đỗ trượt ra sao…

Thứ hai là chỉ số đào tạo: Sau khi đạt được chỉ số KPI trong ngành nhân sự ở yếu tố tuyển dụng thì bạn chuyển qua đào tạo. Nhân sự cần vạch rõ tỉ lệ mà nhân viên được đào tạo là bao nhiêu? Đánh giá và kiểm tra về độ hài lòng của mỗi nhân viên sau mỗi một quá trình đào tạo là như thế nào? Vạch rõ các chi phí dành cho phần đào tạo là bao nhiêu? Cần giành số thời gian nào để đào tạo cho họ đây?

Dưới đây là mẫu KPI của hành chính nhân sự mà các doanh nghiệp có thể tham khảo.

Mẫu KPI cho phòng hành chính nhân sự
Mẫu KPI cho phòng hành chính nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Ngày nay, sử dụng phần mềm quản lý nhân sự vào hệ thống doanh nghiệp sẽ là trợ thủ đắc lực giúp quản lý con người hiệu quả và tiết kiệm.

Phần mềm quản lý nhân sự được hiểu là những ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện quy trình nhân sự dễ dàng hơn, được thiết kế trực quan gần gũi với người dùng, đồng thời bám sát yêu cầu nghiệp vụ quản lý nhân sự, quản trị phúc lợi nhân viên, quản lý chấm công – tính lương, nghỉ phép và nghỉ phép online, các phần việc quản lý khác liên quan tới đồng phục, phúc lợi, thăng tiến, …

Bên cạnh đó phần mềm này còn hỗ trợ các doanh nghiệp, công ty có thể tập trung nâng cấp chiến lược quản lý nhân sự bằng cách xử lý những công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển nguồn nhân lực – nguồn tài nguyên có giá trị nhất của công ty.

Phần mềm quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý nhân sự được coi là công cụ để các nhà quản trị nắm được tình hình nhân sự một cách tổng quát và chính xác nhất, từ đó có thể đưa ra những điều chỉnh hợp lý, phát triển nguồn nhân sự mà tiết kiệm thời gian, công sức nhất. Hiện nay có rất nhiều những ứng dụng phần mềm được thiết kế để phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp. Dưới đây Officespace xin tổng hợp lại những phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay.

Phần mềm quản lý nhân sự online

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự online để các doanh nghiệp có thể sử dụng như:

ezHR9

Phần mềm quản lý nhân sự ezHR9 mang đến giải pháp nhân sự cho các doanh nghiệp bằng cách tự động hóa các nghiệp vụ như:

  • Lưu trữ thông tin nhân viên
  • Chấm công tính lương
  • Đánh giá KPI
  • Quản lý tuyển dụng và đào tạo
  • Portal cho nhân viên đăng ký công tác, nghỉ phép, xem phiếu lương
  • Chức năng báo cáo quản trị giúp lãnh đạo

Cổng thông tin này giúp doanh nghiệp nắm rõ được tình hình nhân sự và có chiến lược, hoạch định phù hợp. Phần mềm tự động lưu trữ và tổng hợp tất cả các thông tin cần thiết vào hệ thống lưu trữ giúp nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý thông tin nhân sự.

Cổng thông tin nhân sự của phần mềm giúp nhân viên có thể chủ động cập nhật và dễ dàng kiểm tra các thông tin của bản thân, giảm được những sai sót trong qua trình nhập và kiểm tra thông tin. Nhân viên có thể thực hiện các nghiệp vụ nhân sự trực tiếp trên phần mềm giúp giảm được các thủ tục không cần thiết và tiết kiệm được thời gian cho bộ phận nhân sự.

Phần mềm quản lý nhân sự online
Phần mềm quản lý nhân sự online

AMIS

Phần mềm Amis là phần mềm quản trị nhân sự được tin dùng bởi rất nhiều doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực. Đây là phần mềm online do đó doanh nghiệp có thể sử dụng mọi lúc, mọi  nơi trên mọi thiết bị (Laptop, máy tính bảng, điện thoại di động,…).

Ưu điểm

  • Giao diện của Amis khá đẹp mắt so với các phần mềm quản lý nhân sự khác trên thị trường.
  • Có các báo cáo thống kê nhằm hỗ trợ cho lãnh đạo đưa ra các quyết định quản lý doanh nghiệp.
  • Cho phép kết nối với sàn giao dịch việc làm để giảm thiểu quy trình tuyển dụng nhân viên.
  • Có thể lưu trữ tài liệu nội bộ theo thư mục.
  • Với Amis, doanh nghiệp có thể nộp báo cáo thuế trực tiếp qua mạng đến các cơ quan thuế với Amis.

CeHuman

Phần mềm CeHuman được phát triển bới CMCSoft là phần mềm quản lý nhân sự được xây dựng riêng cho doanh nghiệp nhằm theo dõi các hoạt động tổ chức nhân sự.

CeHuman là phần mềm online, bảo mật cao, cực kỳ phù hợp với mọi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Với nhiều tính năng vượt trội, phần mềm sẽ là lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp.

Ưu điểm:

  • Là phần mềm đóng gói trên nền tảng web và hoạt động dưới mô hình điện toán đám mây
  • Phù hợp với các doanh nghiệp nhiều chi nhánh, đa cấp hay nhiều điểm sử dụng
  • Khả năng xử lý lượng dữ liệu lớn với nhiều người dùng
  • Đảm bảo an toàn thông tin, tối ưu chi phí đầu tư, khai thác và vận hành
  • Giao diện đơn giản, trực quan, dễ sử dụng
  • Các dữ liệu trong cùng một hệ thống đảm bảo tính đúng đắn, đồng nhất

SSoft Lucky HRM

Được phát triển bởi công ty cổ phần công nghệ SSOFT nhằm mục đích quản lý nhân sự một cách hiệu quả nhất, bám sát tính chất và quy trình nhân sự của Việt Nam.

Ưu điểm:

  • Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, đẹp mắt phù hợp với tất cả người dùng.
  • Đưa ra các giải pháp nhân sự chuyên sâu do đó phù hợp với các doanh nghiệp lớn.
  • Nhiều tính năng được phát triển chuyên sâu như: quản lý thông tin về hợp đồng lao động, thông tin tuyển dụng và đào tạo, thông tin điều chuyển từng vị trí, chính sách của người lao động
  • Nhiều phương pháp quản lý chấm công và tiền lương.
  • Có thêm chức năng phân quyền nhằm bảo mật hệ thống.

Phần mềm quản lý nhân sự Gold HRM

Gold HRM là phần mềm quản lý nhân sự ứng dụng trí tuệ nhân tạo với nhiều tính năng nổi bật hỗ trợ quản lý nhân sự trong nhiều loại hình doanh nghiệp.

Ưu điểm:

  • Nhiều tính năng chuyên sâu nhằm hỗ trợ tối ưu cho việc quản trị nhân sự cũng như khai thác hiệu quả hệ thống
  • Linh hoạt trong quá trình điều chỉnh tính lương và trích xuất dữ liệu ra file excel
  • Cho phép lấy dữ liệu từ các máy chấm công, tổng hợp dữ liệu và chấm công tự động
  • Thống kê tình hình nhân sự giúp cho nhà quản lý có cái nhìn tổng quan nhất về bức tranh nhân sự của công ty
  • Ứng dụng có phiên bản mobile cho phép nhân viên bổ sung các thông tin cá nhân cũng như cho phép các cấp lãnh đạo phê duyệt yêu cầu của nhân viên
  • Cung cấp nhiều gói giải pháp từ nền tảng web-cloud đến ứng dụng trên windows

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Bên cạnh những phần mềm quản lý nhân sự phải trả phí thì có rất nhiều những đơn vị cung cấp phần mềm miễn phí để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự tốt hơn. Dưới đây là một vài những phần mềm quản lý nhân sự miễn phí hữu ích mà các đơn vị có thể tham khảo:

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí
Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí misa

Phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ Quản trị nhân sự (Quản trị nguồn nhân lực) như: Hoạch định nguồn nhân lực, Tuyển dụng, Quản lý hồ sơ, Quản lý hợp đồng lao động, Quản lý đào tạo, Đánh giá, Chấm công, Quản lý thời gian, Tính lương, Thuế, Bảo hiểm, Khen thưởng, Kỷ luật, Giải quyết nghỉ việc, Quản lý tài sản, Quản lý công tác phí,…

Đặc biệt MISA AMIS là phần mềm Online có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị (Laptop, máy tính bảng, Điện thoại di động).

Phần mềm quản lý nhân sự bằng excel

Phầm mềm quản lý nhân sự bằng excel miễn phí là một giải pháp được nhiều cửa hàng lựa chọn sử dụng trong suốt quãng thời gian qua. Với phương pháp Excel này có thể cho phép người dùng quản lý theo nhiều trường thông tin khác nhau và tính toán dựa trên các hàm có sẵn của phần mềm.

Cách nhập thông tin lên phần mềm quản lý nhân sự bằng excel lại rất đơn giản và dễ dùng, hoặc bạn có thể tải trực tiếp những file mẫu về quản lý nhân sự bằng excel miễn phí trên Internet để tham khảo và chắt lọc để tạo ra các trường quản lý riêng của mình.

Tuy nhiên với phần mềm quản lý nhân sự bằng excel chỉ phù hợp với quản lý số lượng nhân viên ít, khi nhiều nhân viên bạn sẽ rất dễ nhầm lẫn và sai sót (nhất là khi tính lương cho từng người).

Phần mềm quản lý nhân sự access

Công cụ quản lý Access cho phép người dùng có thể lưu trữ thông tin, hồ sơ cá nhân, tính toán, in ấn giấy tờ, kiểm tra thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. Access cũng quản lý dữ liệu bằng bảng giống như Excel nhưng đạt hiệu quả tốt hơn trong quản lý nhân sự với giao diện chính xác, chi tiết nhất cho đơn vị.

Ưu điểm:

• Dễ áp dụng cho các mô hình hệ thống nhỏ.

• Dễ sử dụng cho người lập trình cũng như người quản lý.

• Được tích hợp trong Microsoft Office nên thân thiện với người sử dụng phổ thông.

 Nhược điểm:

• Không quản trị được cơ sở dữ liệu lớn.

• Khó triển khai khi mô hình hệ thống cần triển khai qua mạng.

Đó là toàn bộ thông tin về nghề hành chính nhân sự. Để được tư vấn mọi thông tin, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ: