Tìm hiểu vai trò của đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê

Bên cạnh chủ đầu tư xây dựng thì đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cũng là một trong những tiêu chí hàng đầu mà các khách thuê văn phòng cần quan tâm. Bởi đơn vị quản lý tòa văn phòng chính là người đảm bảo chất lượng văn phòng, cung cấp những dịch vụ, đảm bảo không gian làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và an toàn nhất cho các doanh nghiệp, khách hàng. Vậy đơn vị quản lý văn phòng là gì? Vai trò ra sao? Các đơn vị quản lý tòa nhà uy tín hiện nay trên thị trường là ai?

Thế nào là đơn vị quản lý tòa văn phòng?

Để tòa nhà có thể hoạt động và vận hành trơn tru, luôn đảm bảo chất lượng thì sự góp mặt của những đơn vị quản lý văn phòng là cực kỳ cần thiết và quan trọng.

Đây chính là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong mọi hoạt động diễn ra trong tòa nhà bao gồm: đảm bảo an ninh, trật tự; Dịch vụ vệ sinh; Quản lý và chăm sóc khách hàng, quản lý nhân sự, giám sát hoạt động; Vận hành tòa nhà cho thuê, bảo trì bảo dưỡng, ngăn ngừa những sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà; Đối nội & đối ngoại, … Nhờ đó mà tòa nhà đảm bảo luôn vận hành ổn định, an toàn, chuyên nghiệp.

Đơn vị quản lý cũng là người cung cấp các dịch vụ văn phòng, tiếp nhận và đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như các cán bộ nhân viên làm việc tại đây.

Đơn vị quản lý tòa nhà có vai trò cực kỳ quan trọng và không thể thiếu đối với một tòa văn phòng cho thuê, mang tới giá trị cao cho tòa nhà. Chất lượng quản lý văn phòng cũng có ảnh hưởng lớn tới việc định giá giá trị tòa nhà cũng như thu hút các khách hàng thuê văn phòng. Với những đơn vị quản lý lớn, uy tín trên thị trường thường mang tới sự an tâm và dễ dàng thu hút khách thuê hơn.

Hầu hết các đơn vị quản lý trước khi hợp tác và vào quản lý một tòa nhà bất kỳ đều có những bộ tiêu chuẩn riêng về dịch vụ, để đảm bảo quá trình vận hành văn phòng luôn chất lượng, tạo dựng niềm tin và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Công việc của đơn vị quản lý tòa nhà là gì?

Chịu trách nhiệm chính trong mọi hoạt động và vận hành của tòa nhà nên đơn vị quản lý cũng chịu trách nhiệm quản lý nhiều lĩnh vực, công việc thuộc tòa văn phòng như:

• Quản lý về tài chính: Thông thường đơn vị quản lý là đơn vị làm việc trực tiếp với khách hàng, nên đây cũng là đơn vị có trách nhiệm chính trong quản lý những chi phí văn phòng. Đơn vị quản lý phải luôn đảm bảo sự minh bạch về tài chính, rạch ròi trong các điều khoản.
• Quản lý nhân sự: Mỗi tòa nhà đều có những mảng nhân sự khác nhau để có thể đáp ứng tối đa nhu cầu của các khách hàng làm việc tại đây. Và quản lý nhân sự cũng là một trách nhiệm chính của đơn vị quản lý. Đây là đơn vị giám sát các hoạt động của từng nhân viên từ lễ tân, bảo vệ, nhân viên vệ sinh… để đảm bảo hoàn thành công việc cũng như đảm bảo những tiêu chuẩn mà đơn vị quản lý đề ra.
• Quản lý khách hàng: Làm việc trực tiếp với khách hàng và có trách nhiệm chính trong chăm sóc nhu cầu, giải đáp thắc mắc để luôn mang tới sự hài lòng cho các khách hàng.
• Bảo trì hệ thống kỹ thuật: Với mỗi tòa nhà đều có một hệ thống kỹ thuật riêng như thông gió, hệ thống điện, nước, điều hòa… cần phải vận hành và bảo trì thường xuyên, để tránh xảy ra những sự cố, gây ảnh hưởng tới hoạt động của các doanh nghiệp và khách hàng. Và việc bảo dưỡng, sửa chữa và bảo trì hệ thống kỹ thuật này cũng là do đơn vị quản lý chịu trách nhiệm.
• Quản lý dịch vụ tòa nhà: Ngoài những hoạt động trên thì những dịch vụ tại tòa nhà từ vệ sinh lau dọn, diệt côn trùng, gián hay những dịch vụ bảo vệ, lễ tân… đều do ban quản lý giám sát và tuân theo những bộ quy chuẩn riêng.

Với những vai trò và trách nhiệm trên rõ ràng đơn vị quản lý là nhân tố quan trọng trong hoạt động của tòa văn phòng và mang tới cho khách hàng nơi làm việc tốt nhất.

Danh sách những đơn vị quản lý văn phòng tại thị trường

Đơn vị quản lý chính là một trong những yếu tố quyết định tới chất lượng của tòa nhà văn phòng. Cũng bởi vậy mà đây là yếu tố được nhiều khách hàng quan tâm khi lựa chọn nơi làm việc. Hiện nay trên thị trường có khá nhiều đơn vị quản lý và mỗi đơn vị lại vận hành văn phòng theo cách riêng của mình. Cũng có nhiều tòa văn phòng chủ tòa nhà trực tiếp quản lý vận hành để đảm bảo tiêu chuẩn nhất quán riêng, cũng có tòa nhà thuê bên dịch vụ quản lý để chuyên biệt chức năng hơn.

Một số đơn vị quản lý tòa nhà nổi bật hiện nay có thể kể đến như: Savills, CBRE, Công ty PSA, Công ty TNHH MSC Việt Nam,Công ty CP PMC Interligence…

Để được tư vấn mọi thông tin về thuê văn phòng quý khách vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi theo hotline: 0969 017 557 hoặc website: https://officespace.vn