Kinh nghiệm quản lý thời gian làm việc hiệu quả tại văn phòng

Kỹ năng quản lý thời gian làm việc là một trong những kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ một ai, đặc biệ đối với những nhân viên văn phòng. Vậy làm thế nào để có thể quản lý được thời gian hiệu quả nhất. Dưới đây Officespace xin chia sẻ một vài kinh nghiệm quản lý thời gian làm việc hiệu quả tại văn phòng.

Quản lý thời gian hiệu quả là gì?

Quản lý thời gian được hiểu là quá trình lên kế hoạch tổ chức thời gian cho từng hoạt động công việc, từng chi tiết cụ thế, đã liệt kê cho tới khi có thể hoàn thành. Bởi thời gian vốn dĩ có hạn nên việc quản lý thời gian cần hiệu quả.

Để đánh giá quản lý thời gian hiệu quả là gì cần dựa trên chất lượng công việc tạo ra, không phải dựa theo những tiến độ nhanh hay chậm của công việc. Cùng trong khoản thời gian đó, với những người quản lý hiệu quả thì sẽ làm được nhiều công việc hơn, chất luộng công việc tốt hơn rất nhiều. Điều này đảm bảo được năng suất, tiết kiệm được thời gian hoàn thành công việc.

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng cực kỳ quan trọng đối với mỗi một cá nhân. Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp cho bạn có thêm thời gian sắp xếp tất cả những nhiệm vụ theo trình tự phù hợp, từ đó có thể tạo ra được một danh sách những nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên. Danh sách này sẽ giúp cho bạn thấy đâu là nhiệm vụ quan trọng và những nhiệm vụ nên hoàn thành trước để tăng hiệu suất cho công việc nhanh chóng, dễ dàng và như ý nhất.

Bằng việc sở hữu một nền tảng trong kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể tránh được việc gây ra lãng phí thời gian, đồng thời ít tốn năng lượng cũng như công sức để hoàn thành công việc. Mọi thứ đều được sắp xếp và tổ chức một cách khoa học.

Bên cạnh đó việc quản lý thời gian tốt còn có thể giúp cho bạn tăng được khả năng sáng tạo, bởi trong những khoảng thời gian trống, tiết kiệm từ việc sắp xếp thời gian hợp lý có thể giúp bạn làm việc một cách logic hơn rất nhiều.

Cách quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian mang tới rất nhiều những lợi ích, thế nhưng việc quản lý thời gian hiệu quả như thế nào thì không phải ai cũng biết. Dưới đây Officespace xin chia sẻ cách quản lý thời gian khoa học và cụ thể nhất.

• Xác định mục tiêu

Điều đầu tiên mà bạn cần phải làm là đặt ra một mục tiêu rõ ràng. Biết mình làm gì thì sẽ có những kế hoạch cụ thể nhất.

• Liệt kê những công việc quan trọng và cần phải thực hiện

Lên danh sách tất cả những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Điều này giúp bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào và có thể dễ dàng nắm được quỹ thời gian của mình.

• Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi có danh sách các công việc, cần sắp xếp theo những mức độ ưu tiên để nắm rõ được việc nào cần phải thực hiện trước, việc nào thực hiện sau. Những công việc quan trọng và cần thiết cần có sự chú trọng và đánh dấu để đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ.

• Tập trung công việc

Tập trung là một cách tốt nhất để bạn không bị lãng phí thời gian, khi làm công việc gì thì hãy tập trung suy nghĩ, sức lực để giải quyết nhanh chóng hiệu quả nhất.

• Lên thời gian cho từng công việc

Đừng quên lên thời gian cho từng công việc cụ thể. Đây là điều quan trọng để bạn có thể ước tính được khoảng thời gian cần thiết cho các công việc trong ngày. Đồng thời cũng là để đánh giá hiệu quả của công việc đó.

• Quản lý thời gian “để dành”

Bạn nên quản lý thời gian trống trong suốt ngày để giải quyết những công việc đột xuất, hay dành cho những công việc có thể kéo dài hơn dự kiến. Việc làm quá đầy quỹ thời gian sẽ khiến bạn hoang mang và cảm thấy áp lực.

Phần mềm quản lý thời gian

Ngoài những cách quản lý thời gian trên, thì ngày nay có rất nhiều phần mềm để giúp người dùng có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả và chất lượng. Cách phần mềm quản lý thời gian này giúp bạn có thể quản lý công việc hiệu quả, sắp xếp thời gian hợp lý, tiện lợi, đặc biệt có thể checklist mọi nơi, đảm bảo không bỏ sót hay quên bất kỳ công việc quan trọng.

Xem thêm: Phần mềm họp trực tuyến

Phần mềm được lập trình với nhiều tính năng để giúp con người có thể làm việc hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Đặc biệt rất nhiều phần mềm hiện nay hoàn toàn miễn phí cho người dùng nên càng thuận tiện khi sử dụng.

Danh sách một số phần mềm quản lý thời gian

Dưới đây Officespace xin liệt kê danh sách một số phần mềm quản lý thời gian hiệu quả như:

1. Any.do: To-Do List, Task List

Any.do là ứng dụng quản lý công việc hiệu quả với nhiều tính năng nổi bật so với nhiều những ứng dụng tương tự khác. Với Task & To-do list – Any.do cho phép bạn lên lịch từng công việc, và ứng dụng này sẽ sắp xếp chúng một cách khoa học nhất. Đặc biệt người dùng còn có thể thiết lập các thư mục công việc riêng để dễ dàng quản lý. Thiết kế khá đẹp và giao diện dễ sử dụng, đồng bộ trên nhiều thiết bị là điểm cộng của ứng dụng này.

2. Assan

Asana là ứng dụng với nhiều tính năng ưu việt được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong công việc. Ứng dụng này được coi là công cụ tuyệt vời khi làm việc theo nhóm và hoàn toàn miễn phí dành cho một nhóm từ 15 thành viên trở xuống. Asana cho phép người sử dụng tất cả những công cụ cơ bản, hiệu quả trong công tác quản lý và một môi trường làm việc chuyên nghiệp với đầy đủ tên dự án, thời gian phải hoàn thành, hay trình tự ưu tiên công việc. Và ứng dụng này cũng cho phép người dụng theo dõi toàn bộ tiến độ công việc trên nhiều thiết bị, có thể thêm bình luận, file đính kèm, ghi chú, tin nhắn…

3. Google Keep

Google Keep là một công cụ ghi chú tương đối đơn giản, nhẹ nhàng của Google. Theo đó người dùng có thể dễ dàng ghi nhanh tất cả những ý tưởng xuất hiện trong đầu và hồi tưởng nhanh chóng dễ dàng với Google Keep. Ứng dụng còn cho phép tạo danh mục liệt kê, cũng như giọng nói nhanh chóng.

4. GTask

GTasks là một ứng dụng quản lý khá đơn giản và hiệu quả và có sự đồng bộ hóa Google. Bạn có thể tùy chỉnh danh sách tất cả các công việc cần làm, thiết lập nhắc nhở, đồng thời có thể gửi nhiệm vụ nhắc nhở cho bạn bè, thành viên trong gia đình hay đồng nghiệp một cách nhanh chóng, tiện lợi, dễ dàng.

5. Microsoft To Do

Microsoft To-Do có giao diện gọn gàng và hiện đại kết hợp với một số chức năng thông minh để có thể gợi ý, cung cấp thông tin về thời gian hoặc hiển thị những việc chưa làm xong để người sử dụng có thể dễ dàng theo dõi. Đặc biệt hơn, ứng dụng này được tích hợp với Office 365 vì thế giúp cho người dùng dễ dàng kiểm tra lại tiến độ hoàn thành công việc từ máy tính hay điện thoại.

6. Due

Nếu bạn là người hay và dễ bỏ qua các công việc quan trọng thì Due thật sự là phần mềm quản lý công việc hoàn hảo dành riêng cho bạn. Ứng dụng sẽ liên tục nhắc nhở những nhiệm vụ, những công việc tới hạn cho đến khi bạn hoàn thành chúng. Nhanh chóng và hiệu quả, đặc biệt bạn không cần tạo tài khoản hay cài đặt, chỉ cần liệt kê công việc, Due sẽ nhắc nhở bạn.

Ngoài ra còn rất nhiều những phần mềm quản lý thời gian khác. Chỉ cần ứng dụng thông minh và sắp xếp hợp lý bạn sẽ có thể quản lý công việc dễ dàng.

Mọi thông tin xin liên hệ với chúng tôi theo:

• Website: https://officespace.vn/
• Hotline: 0969 017 557
• Địa chỉ: Tầng 23, Toà nhà Tasco, Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Fanpage: facebook.com/officespace.vn/