Tiếng Việt
English
- VI/EN 096 901 7557
- [email protected]
Bên cạnh một vị trí thuận tiện, thiết kế hiện đại, tiện ích tiêu chuẩn thì khi lựa chọn một văn phòng cho thuê phù hợp thì quý khách cần phải đảm bảo có mức chi phí thuê hợp lý và “vừa vặn” với khả năng tài chính của mình. Tuy nhiên khá nhiều khách hàng nhầm tưởng rằng chi phí thuê một không gian văn phòng chỉ bao gồm duy nhất tiền thuê theo m2/tháng.
Thực tế trong tổng chi phí vận hành của văn phòng còn gồm rất nhiều chi phí khác. Vậy đó là những chi phí gì? Hãy cùng Officespace tìm hiểu và phân loại rõ các chi phí thuê văn phòng cần thiết để dễ dàng tính toán và lên ngân sách thuê phù hợp cho doanh nghiệp mình nhé!
Các loại chi phí văn phòng thường được phân chia và xếp vào 5 nhóm chính bao gồm: nhóm chi phí cố định, chi phí thực tế sử dụng, chi phí phát sinh, chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê.
Đây là nhóm chi phí bắt buộc thường bao gồm những loại phí như sau:
Là tiền chi trả thuê mặt bằng văn phòng, được tính theo m2 và thanh toán theo quý hoặc năm tùy thuộc vào từng tòa nhà và từng hợp đồng đàm phán giữa khách thuê với ban quản lý tòa nhà.
Được hiểu là khoản chi phí phải trả cho các dịch vụ và tiện ích tại tòa nhà. Thông thường các tòa nhà thường quy định phí dịch vụ bao gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, đèn chiếu sáng và điều hòa tại khu vực công cộng, vận hành thang máy, chi phí diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh… Và phí dịch vụ không bao gồm những chi phí bất biến như tiền điện sử dụng, phí gửi ô tô, xe máy.
Tất nhiên không thể thiếu thuế VAT cho mỗi hợp đồng thuê văn phòng và đây cũng được coi là chi phí thuê cố định.
Đây là những chi phí thay đổi dựa trên thực sử dụng của các khách thuê văn phòng thường bao gồm:
Đây là chi phí khách thuê phải trả theo thực tế sử dụng, được tính theo quy định hợp đồng. Tuy nhiên với một số tòa văn phòng hạng A, B tại Hà Nội tiền điện điều hòa được bao gồm trong chi phí dịch vụ, trong khi một số tòa văn phòng hạng C thì lại không tính bao gồm như vậy. Chính vì thế quý khách cần lưu ý kỹ trước khi thuê văn phòng để tránh những chi phí phát sinh ngoài ngân sách thuê.
Hầu hết các tòa văn phòng đều tính điện năng tiêu thụ tại khu vực thuê văn phòng theo đồng hồ riêng và tất nhiên, doanh nghiệp phải chi trả chi phí này theo thực tế sử dụng.
Tùy theo từng tòa văn phòng cho thuê mà có quy định tính phí đỗ gửi xe khác nhau. Một số tòa nhà ưu đãi miễn phí chỗ đỗ xe máy và ô tô tùy theo diện tích thuê, nhưng cũng có tòa thì không, vì vậy quý khách nên đàm phán thật kỹ trước khi thuê.
Là nhóm chi phí có thể phát sinh do nhu cầu trong quá trình làm việc, thường bao gồm:
Đây là chi phí mà khách thuê văn phòng cần trả do nhu cầu làm thêm ngoài giờ làm việc chính của tòa nhà. Chi phí này để chi trả cho những phát sinh gồm tiền điện thang máy, tiền điện cho khu công cộng, tiền nước WC, tiền dịch vụ… và tiền điện điều hòa trung tâm. Mỗi tòa văn phòng lại có cách tính chi phí ngoài giờ riêng nhưng có 3 phương pháp chính là: dựa vào diện tích thuê (m2/h), dựa theo họng điều hòa sử dụng hoặc fix sẵn theo văn phòng.
Tuy nhiên cũng có tòa nhà không tính phí làm thêm ngoài giờ, hoặc chỉ tính phí khi làm thêm nhiều hay sử dụng điều hòa. Vì vậy quý khách cần lưu ý và đàm phán gói chi phí hợp lý để tránh tăng tổng chi phí thuê hàng tháng.
Đây là các chi phí mà khách thuê chỉ cần phải trả một lần khi thuê văn phòng thường gồm:
Thông thường các tòa nhà sẽ miễn phí tiền thuê trong thời gian thi công nội thất nhất định tùy thuộc vào diện tích (thường là từ 15 – 45 ngày với những văn phòng cho thuê tại Hà Nội). Tuy nhiên các khách thuê vẫn phải trả tiền phí dịch vụ và chi phí điện sử dụng trong thời gian lắp đặt nội thất.
Hầu hết các hợp đồng thuê văn phòng đều quy định khi chấm dứt hợp đồng thì người thuê sẽ phải chi trả chi phí hoàn trả mặt bằng, chính là những chi phí phá dỡ, dọn dẹp vách ngăn, hạng mục nội thất…
Ngoài những chi phí trên thì có một vài chi phí mà quý khách thuê cần lưu ý bởi có thể thay đổi do những quy định trong hợp đồng như
Do có nhiều phương pháp tính diện tích trả tiền như diện tích thông thủy, diện tích tim tường hay diện tích theo mép ngoài của tường và vách văn phòng. Và một số diện tích “chết” như cột trong văn phòng vẫn được cộng vào diện tích phải trả tiền nên quý khách cần lưu ý và đàm phán cẩn thận trước khi thuê để tránh phải chi trả cho những chi phí không cần thiết.
Hầu hết các tòa văn phòng đều quy định điều chỉnh giá thuê văn phòng theo một thời gian thuê nhất định và giá tăng hay giảm phụ thuộc theo biến động của thị trường.
Hiện nay hầu hết các tòa nhà văn phòng đều chào giá theo USD và quy đổi sang tiền VNĐ để ký hợp đồng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Một số tòa văn phòng cho thuê tại khu vực Hà Nội & Hồ Chí Minh có những quy định điều khoản điều chỉnh tiền thuê tại mỗi kỳ thanh toán theo tỷ giá thực tế, nhưng cũng có tòa khi không. Bởi vậy quý khách nên đàm phán rõ ràng trước khi ký hợp đồng để dễ kiểm soát chi phí thuê văn phòng.
Chi phí thuê văn phòng là một trong những khoản chi phí lớn trong vận hành doanh nghiệp. Đây là khoản chi phí cố định mà doanh nghiệp phải thanh toán hàng tháng hoặc thanh toán theo định kỳ nhất định. Vậy hạch toán chi phí thuê văn phòng như thế nào là hợp lý nhất?
Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng một cách hợp lệ đòi hỏi bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần phải tuân thủ và làm theo hướng dẫn chính xác. Một doanh nghiệp chỉ có thể được ghi nhận khoản chi phí tiền thuê văn phòng là chi phí hợp lệ khi tập hợp đầy đủ những thông tin, giấy tờ sau đây:
Trường hợp chi phí thuê văn phòng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên và có hóa đơn giá trị gia tăng thì tiền thuê bắt buộc phải chuyển khoản từ tài khoản của bên thuê tới tài khoản của bên cho thuê. Đồng thời cũng phải có giấy tờ chứng nhận do ngân hàng cung ứng.
Nếu như doanh nghiệp thuê văn phòng của cá nhân, nghĩa là không có thuế VAT, nếu giá trị thuê từ 20 triệu đồng trở lên thì không bắt buộc phải chuyển khoản nhưng vẫn cần có biên bản đã nhận tiền thuê nhà kèm theo chữ ký xác nhận của chủ nhà.
Để hạch toán chi phí thuê văn phòng có một vài trường hợp mà bạn có thể áp dụng như:
Nếu như doanh nghiệp đã thanh toán trước chi phí thuê văn phòng thì kế toán cần hạch toán như sau: Nợ TK 331, Có 111; 112.
Nếu doanh nghiệp thanh toán chi phí thuê văn phòng hàng tháng hay hàng tháng doanh nghiệp nhận được hóa đơn yêu cầu chi trả tiền thuê văn phòng, kế toán cần hạch toán như sau: Nợ TK 154, 627, 641, 642.
Doanh nghiệp cũng cần xem xét thuê nhà làm gì, thuê theo mục đích nào, phục vụ bộ phận nào trong doanh nghiệp. Từ đó người kế toán sẽ đưa vào chi phí cụ thể như sau: Có TK 331, 111, 112.
Hạch toán chi phí thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ cần phải xem xét vào mục đích sử dụng để đưa vào các chi phí cụ thể như Nợ TK 242, Nợ TK 122, Có TK: 331; 111; 112.
Chi phí sửa chữa văn phòng được coi là chi phí sửa chữa tài sản cố định của một doanh nghiệp. Khi hạch tóa chi phí sửa chữa văn phòng các doanh nghiệp cũng cần kê khai đúng theo quy định của pháp luật.
Theo quy định “Sửa chữa tài sản cố định: là việc duy tu, bảo dưỡng, thay thế sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động theo trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định.”
“Nâng cấp tài sản cố định: là hoạt động cải tạo, xây lắp, trang bị bổ sung thêm cho TSCĐ nhằm nâng cao công suất, chất lượng sản phẩm, tính năng tác dụng của TSCĐ so với mức ban đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ; đưa vào áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của TSCĐ so với trước.”
Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 45/2013/TT-BTC ( Mới nhất là Thông tư 147/2016 ngày 13/10/2016) quy định
“Các chi phí doanh nghiệp chi ra để đầu tư nâng cấp tài sản cố định được phản ánh tăng nguyên giá của TSCĐ đó, không được hạch toán các chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.”
Các chi phí sửa chữa tài sản cố định không được tính tăng nguyên giá TSCĐ mà được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nhưng tối đa không quá 3 năm.”
Theo những quy định trên, việc sửa chữa cải tạo văn phòng, nhà xưởng đi thuê, là chi phí sửa chữa lớn, được phân bổ vào chi phí kinh doanh không quá 3 năm
Mẫu bảng kê chi phí văn phòng là mẫu bảng kê dùng để kê khai các khoản đã chi của doanh nghiệp trong hoạt động văn phòng, từ đó làm căn cứ quyết toán về các khoản đã chi và ghi vào sổ kế toán của doanh nghiệp. Mẫu kê cần phải nêu đầy đủ nội dung thông tin người chi, chi cho công việc gì….. Mẫu bảng kê chi phí văn phòng được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp.
Dưới đây là mẫu kê chi phí văn phòng mà bạn có thể tham khảo:
Trên đây là tổng hợp những chi phí thuê văn phòng chủ yếu. Để được tư vấn mọi thông tin cũng như cung cấp mặt bằng văn phòng tốt nhất tại Hà Nội quý khách vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi theo địa chỉ:
Bài viết liên quan
