5 Yếu tố cần cân nhắc khi thuê văn phòng mới

Việc “săn tìm” không gian văn phòng mới không hề đơn giản ngay cả với những người “dày dặn” kinh nghiệm. Để quá trình tìm kiếm trở nên đơn giản và dễ dàng hơn thì tốt nhất bạn nên lập trước kế hoạch, lộ trình thuê cụ thể và quan trọng nhất là phải xác định được những yếu tố cần thiết sau đây.

Bạn muốn thuê văn phòng tại khu vực hiện tại hay chuyển sang vị trí hoàn toàn mới?

Xác định vị trí văn phòng mới luôn là vấn đề “đau đầu” cho khách thuê văn phòng. Khi chuyển văn phòng mới bạn sẽ phải cân nhắc yếu tố này để đảm bảo phù hợp nhất với doanh nghiệp. Liệu rằng bạn có nên chuyển hẳn văn phòng sang khu vực mới hay vẫn đặt trụ sở tại khu vực hiện tại?

Để xác định vị trí thuê bạn nên cân nhắc tới một vài yếu tố như: việc di chuyển của nhân viên có thuận tiện không? Thay đổi vị trí có làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh? Khách hàng có dễ dàng tiếp cận văn phòng? Địa chỉ mới có nâng cao thương hiệu cho doanh nghiệp? Giá thuê khu vực mới có khác biệt nhiều hay không?…

Xác định được vị trí chính là cách bạn khoanh vùng lựa chọn và tiết kiệm thời gian tìm kiếm văn phòng phù hợp.

Xem thêm: Trọn bộ kinh nghiệm thuê văn phòng Hà Nội

Loại hình văn phòng nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Một câu hỏi lớn mà bạn cần cân nhắc, đó là bạn nên chọn loại hình văn phòng nào? Coworking space, văn phòng dịch vụ, văn phòng trọn gói hay văn phòng truyền thống?

Có thể nói sự đa dạng loại hình văn phòng mang tới nhiều lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp để tiết kiệm chi phí, phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Tuy nhiên cũng chính sự đa dạng này khiến nhiều khách hàng băn khoăn không biết đâu mới là lựa chọn phù hợp nhất.

Để có thể chọn được loại hình văn phòng phù hợp bạn cần cân nhắc tới những yếu tố như: đặc điểm doanh nghiệp, liệu bạn có cần không gian riêng tư không? Kế hoạch mở rông doanh nghiệp trong thời gian tới như thế nào?

Đối với những doanh nghiệp startup muốn tối ưu chi phí có thể cân nhắc tới những văn phòng dạng chia sẻ, coworking space hay Officetel để tiết kiệm chi phí và có không gian tuyệt vời để chia sẻ ý tưởng. Nhưng nếu bạn muốn có không gian nơi nhân viên có thể tập trung làm việc và không gặp gián đoạn với những phiền nhiễu bên ngoài, hoặc nếu tất cả nhân viên cần nhiều sự riêng tư, bạn nên thuê văn phòng riêng và tránh các dạng văn phòng mở.

Diện tích bạn cần thuê là bao nhiêu?

Vì diện tích có ảnh hưởng lớn tới tổng chi phí mà khách hàng cần chi trả hàng tháng cho không gian văn phòng. Không gian văn phòng thường được tính bằng cách nhân số lượng nhân viên bạn có hoặc số lượng trong kế hoạch, với số lượng không gian cần thiết cho mỗi nhân viên.

Thông thường diện tích dành cho nhân viên chuẩn rơi vào khoảng từ 3 – 4m2 nhưng bạn có thể tiết kiệm hơn hoặc rộng rãi hơn. Cũng cần cân nhắc thêm số lượng văn phòng riêng cho giám đốc, trưởng phòng và phòng hội nghị cần thiết, và nếu một nhà bếp là một khu vực bắt buộc phải dự kiến sẽ thêm khoảng rộng rãi. Chính vì thế bạn hãy cân nhắc xem khoảng diện tích bạn muốn thuê là bao nhiêu để tìm được văn phòng phù hợp.

Ngân sách thuê văn phòng mới của bạn là bao nhiêu?

Chi phí văn phòng là một trong những chi phí hoạt động lớn nhất của doanh nghiệp, vì vậy điều quan trọng là phải xác định mức ngân sách bạn có thể đủ khả năng chi tiêu hàng năm là bao nhiêu. Bằng cách làm việc với một đơn vị tư vấn, họ sẽ có thể giúp bạn xác định xem liệu kỳ vọng của bạn có thực tế hay không?

Chi phí của không gian văn phòng có thể khác nhau tùy thuộc vào vị trí, chất lượng xây dựng và tiện nghi (an ninh, sảnh, v.v.). Ngoài tiền thuê cơ sở, bạn cần suy nghĩ về một khoản tiền gửi xe, phí dịch vụ cũng như liệu bạn sẽ phải trả một số hoặc tất cả các loại thuế, bảo hiểm và phí bảo trì tòa nhà hay không?

Khi nào cần chuyển văn phòng?

Bạn có cần phải di chuyển văn phòng mới ngay lập tức hay không? Hay bạn có nhiều tháng để tìm kiếm không gian phù hợp? Đây là một yếu tố để làm việc với đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê, bởi họ có thể hướng dẫn bạn những gì cần làm trong quá trình tìm kiếm không gian văn phòng và quá trình này thường diễn ra như thế nào để tiết kiệm thời gian công sức nhất.

 Theo quy định, phải mất khoảng 1 – 3 tháng để tìm một không gian phù hợp, thậm chí lâu hơn nếu cần set up và bạn có thể mong đợi nhà môi giới của mình tư vấn chuyên nghiệp, hỗ trợ để quá trình này diễn ra tốt hơn.

 Nếu bạn vẫn cảm thấy băn khoăn và cần được tư vấn nhiều hơn nữa hãy liên hệ ngay với Officespace để được hỗ trợ tốt hơn, giải đáp thắc mắc và tìm thuê văn phòng phù hợp.