19 lời khuyên khi thuê văn phòng đầu tiên

Lần đầu tiên đi thuê văn phòng để khởi nghiệp là một bước ngoặt quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức công ty. Nhưng nếu chỉ chăm chăm tập trung vào vị trí văn phòng, văn phòng có cao cấp hay không… là chưa đủ và có thể dẫn tới những tốn kém và sai lầm không cần thiết. Hãy chắc chắn rằng văn phòng công ty cho doanh nghiệp của bạn phải là một nơi lý tưởng để hỗ trợ đắc lực cho công việc và cho phép doanh nghiệp phát triển không ngừng. Dưới đây là những điều cần xem xét trước khi thuê văn phòng đầu tiên của bạn.

Xác định liệu doanh nghiệp có thực sự cần một văn phòng

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần văn phòng riêng để có thể tồn tại và phát triển lâu dài. Nhưng ngày nay cũng có không ít những doanh nhân vẫn có thể làm việc tốt ngay tại nhà hay Coworking space. Vì vậy bạn nên xác định rõ liệu doanh nghiệp có thực sự cần một không gian riêng hay không? Nếu doanh nghiệp chưa của bạn vẫn có thể hoạt động trong một trong những môi trường thay thế trên, bạn có thể cân nhắc để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Chọn một địa điểm gần nhóm của bạn

Nếu doanh nghiệp thực sự cần có một không gian văn phòng dành riêng, thì vị trí chính là yếu tố quan trọng nhất của bạn khi thuê văn phòng đầu tiên. Trước tiên bạn cần đảm bảo rằng văn phòng sẽ đủ gần để các thành viên trong công ty của bạn đi lại và kết nối các tiện ích công cộng.

Đảm bảo rằng vị trí dễ tìm kiếm

Bạn cũng cần lưu ý tới khách hàng khi lựa chọn vị trí. Tòa nhà văn phòng mà bạn đang xem xét có thể dễ dàng tiếp cận hay không? Đường đi có thuận tiện hay không? Có gần đường cao tốc hoặc giao thông công cộng? Liệu khách hàng sẽ có thể tìm thấy văn phòng dễ dàng?

Cân nhắc về tiện ích lân cận

Một yếu tố khác mà bạn cần quan tâm khi thuê văn phòng lần đầu tiên chính là các tiện ích lân cận. Nhân viên của bạn có thể đánh giá cao những văn phòng gần với một vài tiện ích như nhà hàng, quán café. Và đặc biệt là một vài những điểm quan trọng mà nhân viên cần đến thường xuyên cho mục đích công việc như phòng họp, ngân hàng. Tốt nhất nơi làm việc cần gần với những tiện ích trên.

Luôn xác định mức ngân sách chặt chẽ

Sau vị trí thì chi phí thuê văn phòng chính là mối quan tâm lớn tiếp theo mà các khách thuê cần lưu ý. Đừng chọn văn phòng có thể khiến doanh nghiệp của bạn chịu gánh nặng tài chính hàng tháng và có thể dẫn tới sự kìm hãm sự phát triển. Tính toán trước con số mà bạn có thể chấp nhận trước khi tìm kiếm  văn phòng.

Tính toán cho phần chi phí phát sinh

Có rất nhiều chi phí trong quá trình thuê văn phòng. Thực tế tiền thuê chỉ là một phần của tổng chi phí. Và những chi phí phụ cũng cần cộng lại và tính tổng trong ngân sách thuê văn phòng của bạn.

Và cần chắc chắn rằng những chi phí nào được bao gồm (và không) trong giá thuê quy định trong hợp đồng. Chủ tòa nhà có muốn bạn trả tiền cho các tiện ích của bạn không? Hãy chắc chắn rằng nó rõ ràng, và được viết rõ ràng trong hợp đồng cho thuê.

Đảm bảo hợp đồng minh bạch

Bạn cũng cần đảm bảo rằng tất cả các điều khoản trong hợp đồng được nêu rõ ràng. Điều này vừa đảm bảo quyền lợi cũng như hạn chế bất kỳ tranh chấp nào trong suốt quá trình thuê văn phòng.

Nắm rõ ai là người chịu trách nhiệm trong việc bảo trì văn phòng

Sửa chữa, bảo dưỡng hay bảo trì không gian làm việc chính là một yếu tố quan trọng. Nếu chủ tòa nhà chịu trách nhiệm này, thì bạn cần chắc chắn họ luôn sẵn sàng chăm sóc và bảo dưỡng định kỳ. Ngược lại nếu khách thuê chịu trách nhiệm thì cần tính toán trong mức ngân sách.

Nhận tư vấn từ chuyên gia

Quá trình thuê văn phòng thường khá khó khăn với những khách thuê mới. Nhưng nếu bạn tìm đến một đơn vị hỗ trợ cho thuê văn phòng hoặc môi giới họ sẽ hỗ trợ và giúp quá trình thuê văn phòng đầu tiên dễ dàng hơn. Tham khảo hoặc tìm kiếm để tìm được đơn vị hỗ trợ uy tín nhất.

Đảm bảo an ninh an toàn

Các tòa văn phòng thường được trang bị hệ thống hạ tầng cơ sở nhất định. Để đảm bảo không gian làm việc an toàn và yên tâm nhất, tốt hơn hết bạn cần lưu ý chọn văn phòng có an ninh đảm bảo, bảo vệ chuyên nghiệp và camera 24/7.

Chọn không gian phù hợp với quy mô nhân viên

Tất nhiên, bạn cần một không gian đủ rộng cho các nhân viên công ty, đảm bảo đáp ứng đủ chỗ kê bàn, chỗ ngồi, phạm vi cá nhân. Nhưng đừng chọn không gian quá rộng bởi mức chi phí bạn thanh toán hàng tháng có thể vượt ngân sách.

Nhưng vẫn cần không gian để phát triển

Tuy nhiên không gian rộng hơn một chút cũng là lựa chọn thông minh, nhất là khi bạn đang có kế hoạch phát triển trong khoảng thời gian hợp đồng thuê văn phòng. Thậm chí cần một vài không gian cho tủ hoặc một số phòng để sắp xếp thêm một vài bàn cần thiết.

Xác định cách sắp xếp văn phòng

Bạn muốn sắp xếp văn phòng theo concept mở hay khép kín? Cách sắp xếp không gian trong phòng sếp và nhân viên có sự khác biệt. Vì vậy bạn cần cân nhắc về kiểu layout văn phòng nào là tốt nhất và phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Xem xét bãi đỗ xe

Chỗ để xe là một trong những nhân tố quan trọng mà bạn cần quan tâm khi thuê văn phòng đầu tiên. Bạn cần đảm bảo rằng có đủ chỗ đỗ xe cho các nhân viên làm việc mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. Một bãi đậu xe an toàn hoặc khu vực dành riêng là một lợi thế.

Cân nhắc về thông điệp mà văn phòng truyền tải

Dù muốn hay không, văn phòng của bạn sẽ gửi một thông điệp cho người khác về doanh nghiệp của bạn. Nếu văn phòng của bạn thực sự đẹp và ấn tượng sẽ tạo cảm tình lớn trong mắt đối tác khách hàng.

Có phòng họp hay phòng tiếp khách

Bạn có cần một phòng hội nghị chuyên dụng hoặc một vài phòng họp nhỏ hơn không? Bạn có cần một nhà bếp hoặc bất kỳ loại không gian cụ thể khác? Dựa trên nhu cầu để cân nhắc lựa chọn.

Xem xét thời hạn thuê

Thời hạn thuê của bạn có thể là một yếu tố quan trọng khác trong quyết định của bạn khi thuê văn phòng đầu tiên của bạn. Đối với văn phòng đầu tiên của bạn, bạn có thể không muốn bị ràng buộc vào một cam kết thuê lâu dài. Vì thế cần cân nhắc thời hạn thuê trước khi ký kết hợp đồng.

Trên đây là những kinh nghiệm khi thuê văn phòng lần đầu tiên. Nếu quý khách muốn thuê văn phòng nhanh chóng và tiết kiệm thời gian vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi theo:

Hotline: 0969 017 557

Facebook: Thuê văn phòng