Văn phòng ảo là gì? Bỏ túi kinh nghiệm thuê văn phòng ảo hữu ích 

Dịch vụ thuê văn phòng ảo ngày càng phổ biến với các doanh nghiệp đặc biệt là ở các thành phố nơi – nơi hội tụ các tòa nhà văn phòng hạng A, B cao cấp. 

Văn phòng ảo là giải pháp hoàn hảo giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ có cơ hội làm việc trong không gian hiện đại, đầy đủ tiện nghi, thừa hưởng các tiện ích sẵn có của tòa nhà cao cấp với chi phí cực kỳ tiết kiệm. 

Vậy cụ thể văn phòng ảo là gì? Khi thuê văn phòng ảo cần lưu ý những gì? Cùng Officespace tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé!

1. Văn phòng ảo là gì? Cách văn phòng ảo hoạt động

Văn phòng ảo (hay còn gọi là Virtual Office) là hình thức cho thuê văn phòng 0m2 dùng để làm văn phòng đại diện, địa điểm giao dịch hay kinh doanh. Với loại hình văn phòng này người thuê vẫn có thể sử dụng không gian làm việc được trang bị đầy đủ tiện ích như bộ phận lễ tân chuyên nghiệp, địa chỉ đăng ký kinh doanh, có số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách, đặt biển hiệu công ty và kết toán báo cáo thuế,…

Sử dụng dịch vụ văn phòng áo, khách hàng không cần chuyển đồ đạc hay trang thiết bị đến mà chỉ cần đặt biển hiệu, logo của công ty mình tại địa điểm thuê. Khách hàng còn có thể thuê phòng họp để trao đổi với đối tác và chi phí sẽ được tính theo giờ.

2. Sử dụng địa chỉ văn phòng ảo thành lập công ty có hợp pháp không

Trong Luật pháp Việt Nam, cụm từ “Văn phòng ảo” vẫn chưa xuất hiện. Thế nhưng, quy định về việc đặt trụ sở giao dịch đã có, cụ thể như sau:

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Như vậy, nơi được xem là trụ sở chính của doanh nghiệp phải là nơi có những đặc điểm:

• Được ghi nhận trong giấy chứng nhận kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp
• Trụ sở chính doanh phải phải có địa chỉ cụ thể đồng thời phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam
• Thông tin về công ty phải có: số nhà rõ ràng, tên đường, phường, tỉnh/thành phố,… cùng với số điện thoại và số fax nếu có
• Không bắt buộc phải diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• Nếu sử dụng văn phòng ảo làm nơi kinh doanh hợp pháp thì nơi đó bắt buộc phải diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Từ luật định có thể suy ra, việc dùng văn phòng ảo làm địa chỉ thành lập công ty không trái với pháp luật Việt Nam. Văn phòng ảo vẫn là một trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh bạn cũng không gặp quá nhiều khó khăn tuy nhiên bạn cần khai báo thông tin trụ sở kinh doanh một cách trung thực.

3. Ưu, nhược điểm của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo

Để đánh giá việc có nên thuê văn phòng ảo hay không đầu tiên doanh nghiệp cần nắm rõ ưu nhược điểm của hình thức thuê văn phòng này:

Ưu điểm

Tối ưu chi phí

Văn phòng ảo được xem là biện pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đầu tư ban đầu tương đối lớn. Việc thuê chung một tòa nhà giúp các doanh nghiệp có cơ hội được làm việc trong tòa nhà hiện đại, gần trung tâm mà vẫn tối ưu chi phí. Doanh nghiệp không phải bỏ ra số tiền lớn mua các trang thiết bị phục vụ công việc, duy trì văn phòng, bảo trì trang thiết bị hay thuê nhân viên lễ tân, nhân viên sửa chữa trang thiết bị,…

Có được địa chỉ kinh doanh uy tín

Khi thuê văn phòng ảo doanh nghiệp được phép sử dụng địa chỉ tòa nhà thuê làm địa chỉ đăng ký kinh doanh, địa chỉ giao dịch, ký kết hợp đồng,…Đa phần văn phòng ảo thường nằm bên trong các tòa nhà văn phòng hạng A, B với vị trí đắc địa giúp doanh nghiệp kết nối với đối tác, khách hàng dễ dàng đồng thời giúp nâng tầm hình ảnh thương hiệu trong mắt đối tác, khách hàng.

Trang bị đầy đủ nội thất và trang thiết bị

Văn phòng ảo được trang bị đầy đủ trang thiết bị hiện đại như một không gian làm việc truyền thống nhưng chuyên nghiệp và hiện đại hơn. Doanh nghiệp chỉ cần ký hợp đồng và có thể hoạt động được ngay, mọi trang thiết bị và nội thất văn phòng đều đã được chủ đầu tư setup đầy đủ.

Cụ thể, các dịch vụ tiện ích mà văn phòng ảo cung cấp gồm:

• Đặt bảng tên công ty
• Địa chỉ giao dịch và đăng ký giấy phép kinh doanh
• Lễ tân, tiếp khách
• Địa chỉ nhận thư từ, bưu phẩm
• Khu vực tiếp khách chung
• Sử dụng phòng họp
• Internet wifi tốc độ cao
• Nước uống, trà, café
• Sử dụng thiết bị văn phòng, in ấn, máy photocopy. Miễn phí số lượng bản in trong tháng
• Số fax chung
• Miễn phí tư vấn thành lập doanh nghiệp
• Tên công ty trên bảng điện tử
• Miễn phí Giấy chứng nhận đăng ký DN có vốn 100% Việt Nam
• Miễn phí cài đặt điện thoại tổng đài riêng (chuyển tiếp đến ĐTDĐ)
• Tạo Email theo tên miền riêng
• Tên miền quốc tế (.com; .net; .org) miễn phí năm đầu tiên
• Tặng hosting website SSD năm đầu tiên
• Tạo địa chỉ doanh nghiệp Google Maps
• Đặt bảng tên Công ty tại Tòa nhà
• Tư vấn kê khai thuế hàng quý
• Miễn phí đăng ký tài khoản ngân hàng với Cơ quan Nhà nước
• In danh thiếp (hộp/mẫu)
• Chỗ ngồi linh hoạt

Thời gian làm việc linh hoạt

Khi thuê văn phòng ảo bạn không nhất thiết phải làm việc tại đó mà có thể bố trí nhân viên làm việc ở bất kỳ đâu bất kỳ thời gian nào. Việc này giúp doanh nghiệp tập trung tối đa nguồn nhân lực và vốn để hoạt động kinh doanh được diễn ra suôn sẻ, đạt được mục tiêu mong muốn.

Mở rộng thị trường dễ dàng

Sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ tương tác và kết nối với khách hàng, đối tác dễ dàng hơn thông qua hệ thống văn phòng đa dạng,linh hoạt,…Việc tiếp nhận tư từ, điện thoại, fax,…của khách hàng cũng nhanh chóng và chính xác hơn. 

Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tham gia một cộng đồng gồm nhiều công ty khác từ đó mở ra nhiều cơ hội mới giúp các doanh nghiệp có thể giao lưu, học hỏi, tìm kiếm cơ hội mới,…

Nhược điểm

Văn phòng ảo có nhược điểm là bạn phải sử dụng không gian chung vơi doanh nghiệp khác, không đảm bảo không gian riêng tư, sử dụng phòng họp và gặp gỡ đối tác đôi khi phải đặt lịch trước để tránh bị trùng với các doanh nghiệp khác

Từ ưu nhược điểm trên Officespace khuyên các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp muốn tối ưu nguồn ngân sách mà vẫn mong muốn được làm việc trong không gian chuyên nghiệp, hiện đại, đầy đủ tiện nghi thì văn phòng ảo chính là giải pháp tuyệt vời.

4. Đối tượng thuê văn phòng ảo

Đối tượng thuê văn phòng ảo bao gồm những người và tổ chức có nhu cầu sử dụng một địa chỉ kinh doanh ảo và các dịch vụ hỗ trợ mà văn phòng ảo cung cấp. Dưới đây là một số đối tượng chính:

• Doanh nghiệp nhỏ và Startups: Những doanh nghiệp mới thành lập hoặc có quy mô nhỏ thường chưa có văn phòng riêng, và họ có thể sử dụng văn phòng ảo để tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng và đối tác.
• Freelancer và người làm việc tự do: Các cá nhân làm việc tự do cần một địa chỉ kinh doanh ổn định để trình bày cho khách hàng mà không cần phải thuê một văn phòng thực tế.
• Doanh nghiệp quốc tế: Các doanh nghiệp hoạt động quốc tế và không có văn phòng cụ thể tại một quốc gia cụ thể có thể sử dụng văn phòng ảo để có địa chỉ địa phương và tạo uy tín.
• Người làm việc từ xa: Những người làm việc từ xa có thể sử dụng văn phòng ảo để có một địa chỉ kinh doanh chung và nhận thư từ khách hàng hoặc đối tác.
• Doanh nghiệp cần bảo mật thông tin: Các doanh nghiệp quan trọng về bảo mật thông tin có thể muốn sử dụng văn phòng ảo để giữ thông tin liên lạc riêng tư và an toàn.
• Doanh nghiệp cần đa địa điểm: Các doanh nghiệp có nhu cầu có địa chỉ kinh doanh tại nhiều địa điểm có thể tận dụng văn phòng ảo để linh hoạt đáp ứng yêu cầu của họ.
• Doanh nghiệp cần dịch vụ hỗ trợ: Văn phòng ảo thường đi kèm với các dịch vụ như quản lý thư, lễ tân ảo, và hỗ trợ điện thoại, điều này có lợi cho những doanh nghiệp không muốn chịu trách nhiệm quản lý văn phòng.

5. Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo doanh nghiệp nên biết

Nhu cầu thuê văn phòng ảo ngày một tăng khiến thị trường thuê văn phòng ảo sôi động hơn bao giờ hết. Để tìm được nơi cung cấp dịch vụ uy tín nhưng đảm bảo chất lượng, doanh nghiệp cần nằm lòng những kinh nghiệm hữu ích sau khi thuê văn phòng ảo:

Tìm hiểu kỹ đối tác cho thuê văn phòng

Người thuê cần tìm hiểu kỹ người cho thuê văn phòng là ai, chủ đầu tư của văn phòng trọn gói là đơn vị nào, có uy tín hay không. Việc tìm kiếm các thông tin trên internet rất dễ dàng, doanh nghiệp có thể xem và đánh giá độ tin cậy. Bạn nên so sánh giá, tiện ích dịch vụ giữa các bên và lựa chọn đơn vị phù hợp nhất với nhu cầu cũng như ngân sách thuê văn phòng.

Nội dung hợp đồng cho thuê rõ ràng

Hợp đồng cho thuê văn phòng ảo cần được soạn thảo chi tiết, rõ ràng các điều khoản đặc biệt là điều khoản bồi hoàn khi có vấn đề xảy ra.

Tối thiểu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo phải có các thông tin:

• Thông tin chi tiết về bên thuê và bên cho thuê
• Giá trị bản hợp đồng cho thuê văn phòng ảo là bao nhiêu
• Chi phí thuê văn phòng, các khoản phát sinh gồm những khoản nào
• Thông tin chi tiết về địa chỉ, dịch vụ tiện ích kèm theo là gì
• Các quy định về thanh lý hợp đồng,…

Địa điểm thuê văn phòng ảo

Doanh nghiệp cần biết chính xác địa chỉ thuê văn phòng ảo ở đâu đồng thời nên đi khảo sát văn phòng thuê. Việc này giúp doanh nghiệp nắm bắt thực tế tình hình văn phòng sắp thuê đặc biệt là về vị trí địa lý có thuận tiện di chuyển không, có ở mặt tiền đường không. Lưu ý bạn nên chọn văn phòng ảo nằm ở khu vực trung tâm và phải được định vị trên bản đồ.

Tính pháp lý của tòa nhà

Tòa nhà bạn đang thuê cần đảm bảo tính pháp lý để không bị ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp. Bạn nên tìm hiểu thông tin trên internet hoặc đi khảo sát và tìm hiểu thông tin từ những người xung quanh tòa nhà.

Thời gian thuê văn phòng ảo

Đây là yếu tố thường bị người thuê bỏ qua nhưng lại đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Thường, một hợp thuê văn phòng truyền thống sẽ có thời hạn tối thiểu vài năm thậm chí là vô thời hạn nhưng với văn phòng ảo thì khác. Hợp đồng thuê văn phòng ảo thường linh hoạt hơn có thể từ 6 tháng, 1 năm đến nhiều năm. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu phát triển của doanh nghiệp là gì từ đó lựa chọn thời gian sử dụng văn phòng ảo phù hợp để không ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Văn hóa dịch vụ văn phòng ảo

Văn phòng ảo là văn phòng chung với nhiều doanh nghiệp khác. Nếu xác định sử dụng văn phòng ảo bạn cần có sự chuẩn bị về phong cách làm việc mới, cởi mở và giao lưu nhiều hơn, tránh xung đột với những đối tác, doanh nghiệp khác.  

6. Một số văn phòng ảo uy tín khu vực Hà Nội

Dưới đây là danh sách các văn phòng ảo uy tín tại Hà Nội cho bạn tham khảo:

Liên hệ ngay tới Officespace qua số hotline hoặc điền thông tin vào form dưới đây để được nhân viên tư vấn chi tiết và nhanh chóng về giá, dịch vụ của các văn phòng ảo đang hot tại khu vực Hà Nội nhé!