Làm thế nào để tiết kiệm chi phí cho không gian văn phòng?

Vì sao nhiều doanh nghiệp lại phải trả quá nhiều chi phí cho không gian văn phòng làm việc? Làm thế nào để cắt giảm những chi phí này? Dưới đây là 6 cách để bạn có thể cắt giảm những chi phí không cần thiết cho không gian không sử dụng trong văn phòng.

 Khái niệm hệ số khấu hao là gì?

Có một thắc mắc rằng: tại sao một công ty phải trả chi phí cho hơn 200m2 trong khi không gian văn phòng lại chỉ sử dụng trong khoảng 150m2? Câu trả lời là do hệ số khấu hao. Vậy hệ số khấu hao này được hiểu như thế nào?

Thông thường các chủ tòa nhà thường có hai hệ số riêng biệt để mô tả kích thước văn phòng  đó là diện tích thuê và diện tích sử dụng thực tế. Diện tích thuê là thước đo của toàn bộ không gian, bao gồm cả những phần diện tích không sử dụng được như tường, các khu vực chung, cầu thang, phòng vệ sinh… Còn diện tích sử dụng thực tế là không gian chức năng dành riêng cho người thuê. Hệ số khấu hao chính là % giữa diện tích thuê và diện tích sử dụng.

Thực tế nhưng phần diện tích hao hụt này là yếu tố không thể tránh khỏi, bất kể là thuê ở đâu hoặc làm thế nào để tính toán. Tuy nhiên nếu biết những mẹo sau thì bạn có thể tiết kiệm được một chi phí tương đối cho diện tích khấu hao, cũng là tiết kiệm chi phí vận hành văn phòng.

6 mẹo để tối ưu chi phí cho không gian “chết”

Bạn có thể giảm thiểu sự tác động của diện tích thừa này bằng cách sau:

• So sánh giữa các tòa nhà văn phòng bạn đang cân nhắc: 

Các tòa nhà với hành lang ngổn ngang, nhiều cầu thang và phòng vệ sinh, và rất nhiều không gian chung, nếu bố trí không khoa học sẽ tăng thêm những diện tích không cần thiết. Và bạn có thể mất thêm chi phí để chi trả cho những khoản này.  Vì vậy nên kiểm tra cách bố trí mặt bằng và chọn ra văn phòng phù hợp nhất.

• Tập trung vào tổng chi phí:

Hầu hết các tòa nhà chỉ đưa ra mức giá thuê trong thư chào thuê, tuy nhiên còn rất nhiều chi phí khác nữa mà bạn không biết. Vì vậy hãy yêu cầu một bản chi phí cụ thế để tính tổng chi phí cho không gian làm việc trước khi ký thư chào thuê. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những chi phí phát sinh không cần thiết khi thuê văn phòng.

• Yêu cầu cung cấp diện tích thuê cụ thể trong hợp đồng:

Bởi diện tích tòa nhà đôi khi không đúng như diện tích xây dựng, nên để đảm bảo quyền lợi tốt hơn hết bạn nên đo đạc lại và thỏa thuận rõ diện tích thuê trong hợp đồng.

• Phương pháp đo đạc diện tích:

Thông thường chủ tòa nhà cho thuê thường thực hiện việc đo đạc tòa nhà riêng. Có những tòa văn phòng sẽ tính theo diện tích khác nhau, phương pháp đo đạc khác nhau. Hãy hỏi rõ và đo đạc diện tích để tránh những diện tích hao hụt và tốn thêm chi phí không đáng có nhé!

• Xem xét không gian qua tư vấn của kiến trúc sư:

Với những khách thuê không có nhiều kinh nghiệm có thể không nhìn thấy được những không gian “chết”, đặc biệt là những tòa nhà có cấu trúc khác biệt. Vì vậy hãy xin tư vấn từ những kiến trúc sư hoặc những người có kinh nghiệm để được đánh giá một cách chính xác nhất, tối ưu không gian sử dụng, tiết kiệm các chi phí không đáng.

• Nhận tư vấn từ các đơn vị môi giới thuê văn phòng:

Đôi khi các khách hàng thường băn khoăn không biết làm thế nào để xác định diện tích có lợi nhất. Để giải quyết băn khoăn này, tốt hơn hết bạn nên tìm đến những đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được hỗ trợ, tư vấn tốt nhất, đảm bảo có thể lựa chọn được những văn phòng ưng ý.

Hiện nay Officespace đang hỗ trợ các khách hàng thuê văn phòng chuyên nghiệp và uy tín. Nếu quý khách đang có bất kỳ vấn đề băn khoăn nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo:

Hotline: 0969 017 557

Website: https://officespace.vn/

Fanpage: https://www.facebook.com/officespace.vn/