9 câu hỏi cần biết trước khi thuê văn phòng mới

Khi tìm kiếm một không gian làm việc mới, các doanh nghiệp thường có xu hướng chỉ tập trung vào những văn phòng thực tế mà bỏ qua nhiều yếu tố khác xung quanh. Nhưng với những ai đã từng phải chờ đợi “mòn mỏi” thang máy đi làm buổi sáng sẽ hiểu rằng còn rất nhiều yếu tố khác tại văn phòng làm việc thể tạo cảm hứng hay làm “tụt mood” cho một ngày làm việc.

Vì vậy, đừng quên đặt và trả lời các câu hỏi sau đây khi tham quan trực tiếp văn phòng tiềm năng trước khi thuê để có thể “khai quật” được các vấn đề tiềm ẩn, tiết kiệm tiền thuê văn phòng và tạo ra một môi trường làm việc mới lý tưởng hơn.

1. Nếu là khách hàng, bạn có thể tìm đến văn phòng dễ dàng không?

Không phải mọi tòa nhà cho thuê văn phòng đều có một chỉ dẫn rõ ràng đến thang máy hoặc dãy phòng. Có lẽ bạn không muốn khách hàng và người giao hàng, hay đối tác của bạn bị lạc vào “mê cung” và tốn thời gian để tìm đến được văn phòng làm việc của bạn. Bởi vậy hãy chú ý xem liệu cách phân bổ văn phòng của tòa nhà có khoa học không? Tòa nhà có sơ đồ chỉ dẫn cho khách hàng hay không nhé?

2. Hành lang văn phòng như thế nào?

Bạn sẽ muốn biết liệu hành lang có được chú ý (hay không), các biện pháp an ninh trong và sau giờ làm việc, và liệu kích thước của hành lang có thể cản trở việc di chuyển của các nhân viên hay không? Ngoài ra, nếu việc tạo ấn tượng với đối tác, khách hàng là quan trọng với doanh nghiệp của bạn, thì liệu hành lang có phù hợp với phong cách của doanh nghiệp bạn hay không?

3. Vấn đề an toàn sau giờ làm là gì?

Ở đây, có hai điều quan trọng nhất cần phải quan tâm đó là “An toàn và Truy cập “. Vì vậy, bạn cần quan tâm xem nơi bạn thuê có nhân viên an ninh, camera hoặc có cửa khóa riêng hay không? Và các thành viên trong công ty có thể dễ dàng đến làm việc trong văn phòng vào cuối tuần nếu cần thiết hay không?

4. Tòa nhà có bao nhiêu tầng và bao nhiêu doanh nghiệp/khách thuê tại đó?

Đây là yếu tố đặc biệt có liên quan, khi bạn nhận ra rằng các hợp đồng thương mại thường liên quan tới việc chia nhỏ chi phí tòa nhà với các khách thuê khác nhau. Trả lời câu hỏi này cũng giúp bạn giải mã được tương đối về vấn đề quá tải của tháng máy vào những giờ cao điểm.

5. Hiệu suất thang máy như thế nào?

Thực sự sẽ rất phiền phức nếu một tòa nhà cho thuê văn phòng mà chỉ có duy nhất 1 thang máy, nó sẽ là nỗi ám ảnh tạo nên sự khó chịu cho những nhân viên khi bắt đầu ngày làm việc mới. Hãy để ý đến số lượng thang máy, hiệu suất của tháng máy nhanh hay chậm, số lượng người có thể đi cùng lúc là bao nhiêu…..

Tip nhỏ: Hãy để ý đến thương hiệu của thang máy, một thương tốt sẽ giúp bạn nhân biết được chất lượng, tốc độ của thang máy.

6. Làm thế nào để vận chuyển hàng hóa làm việc?

Điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên phải vận chuyển một số lượng lớn hàng hóa, đồng thời cũng cần thiết cho quá trình di chuyển.

7. Có máy sưởi, thông gió và điều hòa không khí (HVAC) trong tiền thuê văn phòng không?

Và nếu có những chi phí trên thì, nó có được tính trong không gian chung hay tính riêng cho văn phòng của bạn? Nếu cần làm thêm ngoài giờ, bạn sẽ muốn biết liệu hệ thống có hoạt động sau giờ hay không và nếu có thì bạn có phải trả thêm tiền hay không? Chi phí như thế nào?

8. Có bảo trì tại chỗ không?

Bạn có cần phải thuê dịch vụ làm sạch văn phòng hay không? Hay tòa nhà cung cấp luôn dịch vụ? Có đội ngũ bảo trì văn phòng hay không?

9. Chính sách xây dựng của chủ nhà là gì?

Xây dựng là quá trình xây dựng và cải tạo, biến một không gian trống thành một văn phòng hoạt động. Chủ tòa nhà có thể xử lý việc này theo nhiều cách khác nhau: Một số quản lý quá trình cải tạo cho bạn từ đầu đến cuối, những chủ đầu tư khác có thể thuê người thuê kiểm soát và cung cấp một khoản trợ cấp để tài trợ cho công việc. Mỗi cái đều có ưu và nhược điểm. Hãy hỏi xem cách tiếp cận nào mà chủ nhà thích và thảo luận về bước tiến tốt nhất với nhà môi giới của bạn.

Trên đây là những câu hỏi mà bạn cần chú ý để chọn văn phòng mới. Nếu bạn cần tư vấn thêm thông tin hoặc tư vấn về dịch vụ cho thuê văn phòng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo hotline: 0969 017 557.